Eine Co-Produktion von teamElephant und Meetingschmiede.

Erst waren alle vor Ort, dann alle remote. Und bald – die einen so, die anderen so. Unsere Meetingwelt wird hybrid.

Gute hybride Meetings fallen allerdings genauso wenig vom Himmel wie remote Meetings. Doch wie wird ein hybrides Meeting gut?

Unsere Antwort in einem Satz: Ein hybrides Meetings wird gut, wenn es gelingt, die räumliche Nähe einzelner Teilnehmer:innen bewusst zu nutzen. Ohne gleichzeitig außer acht zu lassen, alle möglichst gleichberechtigt einzubeziehen. 

Was ist überhaupt ein hybrides Meeting?

Ein Meeting nennen wir hybrid, wenn

  • mindestens zwei Teilnehmer:innen
  • physisch an einem Ort teilnehmen (wir nennen sie “Vor-Orties”),
  • während andere von mindestens einem anderen Ort (unsere “Remoties”) dabei sind.

Das ist leicht geschrieben, aber nicht so leicht in die Tat umgesetzt. Wir haben ein Rezept entwickelt – mit dem Dein hybrides Meetings gelingt.

Die 4+1 Erfolgsfaktoren für ein richtig gutes hybrides Meeting

  1. Technik – was brauchen wir eigentlich, um überhaupt darüber nachzudenken?
  2. Gleichberechtigung – oder wie binden wir alle gut ein, egal wie sie teilnehmen?
  3. Meetingrollen – wer macht hier eigentlich was?
  4. Sinnvolle Methoden – oder wie kommen wir eigentlich zum Ziel?

+1. Das Geheimnis

Mit diesen Zutaten wird es auf jeden Fall ein ok-Meeting. Die Geheimzutat, die es zu einem großartigen hybriden Meeting macht, kommt am Ende des Artikels.

Hier das Rezept zum Nachmachen, ausprobieren und adaptieren:

Technik – was brauchen wir eigentlich, um überhaupt über ein hybrides Meeting nachzudenken?

Die Basiszutaten:

Ohne Technik ist virtuelle Zusammenarbeit schlicht unmöglich (zumindest solange wir noch keine durchgängigen telepathischen Fähigkeiten besitzen). Hybride Meetings verschärfen die Anforderungen an die Technik nochmal. Damit ein hybrides Meeting gelingt, brauchst du zunächst einmal die absoluten Basics. 

  • Die Überbrückung der Distanz leistet ein Videokonferenzsystem. Beispiel sind Zoom, Teams, Skype oder GotoMeeting.
  • Damit sich alle gleich gut sehen und hören können, brauchst Du Kameras, Mikrofone und Lautsprecher. Eine gute Internetverbindung hilft, dass die jeweils Sprechenden deutlich übertragen werden. 
    • “Remoties” benötigen idealerweise eine externe Webcam sowie ein Headset. Alternativ funktionieren auch echounterdrückende interne oder externe Mikrofone und Lautsprecher. 
    • “Vor-Orties” haben idealerweise spezielle Geräte mit fortgeschrittener Intelligenz. Benötigt werden Kameras, Mikrofone und Lautsprecher, die smart die jeweils Sprechenden heranzoomen und aufnehmen bzw. wiedergeben. Ohne die Technik wird es schwierig und ihr solltet überlegen, ob ihr nicht lieber ein komplettes Remote-Meeting durchführt. 

Die Spezialzutaten:

  • Damit die “Vor-Orties” die “Remoties” im gut Blick behalten können nutzt am Besten ein Smartboard oder eine Beamerleinwand. Am besten im “Togethermode” oder mit Aktiv-Speaker.
  • Ein gutes Meeting zeichnet sich ja nicht zuletzt durch gemeinsam entwickelte und dokumentierte Ergebnisse aus. Hier hilft ein digitales Whiteboard, das die “Remoties” vom lokalen PC befüllen, während die “Vor-Orties” idealerweise Schulter-an-Schulter auf einem gemeinsamen Smartboard arbeiten. Unsere Favoriten: miro, mural oder conceptboard.
  • Die viele smarte Technik steht (noch) nicht zur Verfügung? Dann entscheidet bewusst, was Euch wichtiger ist: Die räumliche Nähe von einigen zu nutzen oder möglichst viel Gleichberechtigung im Meeting zu ermöglichen. Ist es euch wichtiger, dass alle möglichst gut eingebunden sind, dann lieber „Einer Remote = Alle Remote”. Das heißt, dass auch die “Vor-Orties” an ihren individuellen PCs bzw. Laptops teilnehmen.

Gleichberechtigung – oder wie binden wir im Hybridmeeting alle gut ein, egal wie sie teilnehmen?

Wenn es Euer Ziel ist, nicht nur Inhalte voranzubringen, sondern auch die räumliche (emotionale) Nähe zumindest einiger Teilnehmender zu nutzen, dann ist ein hybrides Meeting die richtige Wahl. Wir sind gleichzeitig der Überzeugung, dass sinnvolle Ergebnisse in Meetings nur entstehen können, wenn sich alle möglichst gleich angesprochen und einbezogen fühlen. Im Hybridmodus kannst du das folgendermaßen erreichen:

Die Basiszutaten:

  • Informier’ im Vorfeld alle darüber, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen. Wollt ihr zum Beispiel aktiv an digitalen Whiteboards wie Miro oder Mural arbeiten, sollte jeder versuchen, am Notebook oder Computer zu sitzen (Whiteboards funktionieren auf Tablets einfach nicht gut!).
  • Beginne dein Meeting mit einem guten Check-In, in dem jeder Teilnehmende Raum bekommt.
  • Vereinbart sinnvolle Meeting-Regeln. Unser Favorit: “Remoties first”. Zu einer offenen Frage würden in diesem Fall z.B. immer zuerst die Remoties antworten und erst im zweiten Schritt die Vor-Orties.

Die Spezialzutaten: 

  • Eine gleichmäßig rotierende Zusammensetzung innerhalb eines Teams zwischen “Remoties” und “Vor-Orties” kann für ein Ausgleich der Vor- bzw. Nachteile sorgen – ist es möglich, dass jeder mal vor Ort ist?
  • Die passende Technik haben wir in Punkt 1 beschrieben – ist es absehbar, dass ein großer Teil eurer Meetings hybrid sein wird? Dann solltet ihr über eine entsprechende Investition nachdenken. Idealerweise können sich dann dank intelligenter Technik alle untereinander gleich gut ins Gesicht schauen.
  • Spielen umfangreiche Inhalte eine Rolle (z.B. lange Auswertungen oder Konzepte), so können diese u.U. asynchron (vor dem Meeting) jedem zur Vorbereitung bereitgestellt werden. Im Meeting könnt ihr Euch dann auf den Austausch konzentrieren.

Meetingrollen – wer macht hier eigentlich was?

Ohne klare Rollen- und Aufgabenverteilung wird ein Hybridmeeting kaum gelingen. Legt daher im Vorfeld oder spätestens zu Beginn des Meetings fest, wer wofür verantwortlich ist:

  • Moderator:in: Hat die Aufgabe, das Meeting immer wieder auf das Ziel zu fokussieren und geeignete Methoden einzusetzen, um dieses Ziel zu erreichen
  • Technische Hilfe: Sorgt dafür, dass alle Fragen zur Technik beantwortet werden. Ich habe keinen Ton, ich sehe das Board nicht… Kümmert sich um parallele Diskussionen im Chat und um das Posten wichtiger technischer Infos, wie z.B. Links zu Whiteboards.
  • Timekeeper: Hat die Gesamtmeetingzeit im Blick und die Zeit der einzelnen Agendapunkte. Erinnert daran, wieviel Zeit noch übrig ist für einen Agendapunkt.
  • Energiewächter:in: Es ist Zeit für eine Pause, aber keiner sagt was? Es ist der Job des Energiewächters dafür zu sorgen, dass genügend Pausen gemacht werden, gerade in längeren Workshops oder Terminen.
  • Dokumentierer:in: Ein Ergebnis, an das sich niemand erinnert ist nichts wert. Die/der Dokumentierer:in dokumentiert am Besten direkt im Meeting die Ergebnisse, sichtbar für alle. So ist im Anschluss keine weitere Abstimmung nötig und alles Relevante ist festgehalten worden. 

Natürlich können auch alle Rollen von einer Person besetzt werden, diese Herausforderung stellt im Hybridmeeting jedoch allzu schnell eine Überforderung dar. Bei verteilten Rollen entsteht zudem auch mehr Wir-Gefühl.

Sinnvolle Methoden – oder wie kommen wir im hybriden Meeting eigentlich zum Ziel?

Methode Nummer 1 in den meisten Meetings ist die freie Diskussion. Sie ist jedoch nur eine von vielen Möglichkeiten. Zudem ist sie selten die Beste. 

Du kannst (und solltest) im Vorfeld überlegen, was das Ziel des Meetings und der einzelnen Agendapunkte ist. Definiere anschließend zum Ziel passende Methoden. Es gibt so viele Meetingmethoden, dass Sie diesen Artikel sprengen würden. Deshalb an dieser Stelle nur unsere zwei Favoriten: 

  • Entscheidungsfindung: Es gibt unzählige Möglichkeiten, Entscheidungen zu treffen (und sie nicht zu treffen). In hybriden Meetings funktioniert das Konsent Prinzip aus der Soziokratie oftmals gut. Solange niemand sagt „Ich habe einen schwerwiegenden Einwand im Hinblick auf das gemeinsame Ziel“ gilt die Entscheidung als getroffen.
  • Kreativ: Geht es darum, neue Ideen zu entwickeln, kommen meistens Brainstorming oder Brainwriting zum Einsatz. Neben diesen Evergreens ist unser Favorit 124-all aus den “Liberating structures”. Hier überlegt jeder erst für sich, anschließend zu zweit, danach zu viert und erst dann wird es in der großen Gruppe geteilt. Das führt dazu, das Ideen gleich mehrere qualitätsverbessernde Stufen durchlaufen und jede:r zu Wort kommt. Insbesondere bei hybriden Meetings kann so die Stärke der Vor-Orties genutzt werden, in dem sie ihre Ideen untereinander austauschen.

Die Geheimzutat für ein gelungenes hybrides Meeting: Bewusstsein über das, was Du da tust! 

Ein Meeting ist ein Raum, in dem Menschen interagieren. Dieser Raum kann und sollte bewusst gestaltet werden! Im Interesse eines guten Ergebnisses und im Interesse aller Teilnehmer:innen. Wenn du es nicht tust, bleibt es Großteil Eures Potentials auf der Strecke.

Je nachdem, wie ein Meeting gestaltet ist, ermöglicht oder verhindert dieses Bewusstsein vieles.

  • Wenn ich keine Energie in eine passende Methodenwahl investiere, ermöglicht mir dies eine sehr schnelle Vorbereitung. Gleichzeitig verhindert es aber im Meeting mit hoher Wahrscheinlichkeit, dass sich alle einbringen können. Es ermöglicht Extrovertierten eine große Bühne und verhindert, dass Introvertierte ihre Sicht einbringen können. Andersherum ermöglicht ein methodisch starker Rahmen die zielgerichtete Bearbeitung eines Themas, verhindert jedoch sich spontan ergebende Schwerpunkte in der Diskussion.
  • In virtuellen Meetings sind die Machtverhältnisse ausgeglichen. Niemand hat einen größeren Schreibtisch, den besseren Stuhl oder eine andere Aura. In Hybridmeetings kann es leicht passieren, dass die “Vor-Orties”, durch ihre physische Präsenz stärker sind als die “Remoties” auf dem Bildschirm. Als Moderator kannst du hier entgegen wirken und bewusst Methoden wählen, die diesem Machtungleichgewicht entgegen wirken. Zum Beispiel dadurch, dass immer die “Remoties” als erste reden.

Hybride Meetings in deinem Unternehmen

Hybride Meetings sind eine Herausforderung – aber mit dem richtigen Bewusstsein und dem Willen, dass es gut werden soll, kann es das auch werden.

Der Artikel hat dir gefallen? Dann teile ihn doch mit deinen Kollegen und deinem Netzwerk, so dass noch mehr Leute davon profitieren können. Hast du noch eine Spezialzutat, die wir vergessen haben?

Hybride Meetings sind Neuland für Euch? Meld dich gerne – und egal ob Impulsvortrag, Workshop oder Training, wir finden das passende für deine Organisation.

Wir freuen uns drauf!

Gesine und Sonja

Sonja und Gesine

Dieser Artikel ist eine Gemeinsamschaftsproduktion. Er ist in Zusammenarbeit mit Gesine Meyer-Engelage von teamElephant entstanden. Gesine unterstützt menschliche Entwicklungs- und Veränderungsprozesse mit viel Herzblut und Empathie. 

Wie dieser Artikel entstanden ist? 100 % remote. Kollaborativ, asynchron, mit wechselnder Moderation und viel Visualisierung, tonnenweise Feedback, langjähriger Erfahrung, viel Fokus und genauso viel Spaß und einem Ergebnis, auf das wir stolz sind.

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