Das Meetingziel erreichen – Fokussieren!

Das Meetingziel erreichen – Fokussieren!


Wie oft bist du schon ins Auto gestiegen und bist einfach losgefahren, in der Hoffnung, an einem schönen Ort anzukommen? Wo auch noch ein schönes Restaurant zur besten Zeit einen Tisch frei hat und du anschließend zu einem gutem Preis ein Zimmer mit toller Aussicht bekommst?





Du hast ein Hotel in den Bergen oder am Meer gebucht. Oder willst eine Freundin besuchen. Wie oft hast du “dich einfach mal auf den Weg gemacht”? Am besten noch zu Fuß, weil das gerade am leichtesten war? Oder bist ins Auto gestiegen und einfach losgefahren – und an der Nordsee statt in den Alpen rausgekommen?





Bist du am Ziel angekommen?




Ohne es genau zu wissen, ich würde tippen, dass du in 99,9% aller Fahrten ziemlich genau weißt, wohin du fahren willst.





Je nach Beruf verbringt man fast genauso viel Lebenszeit in Meetings wie auch im Auto.





Aber wie oft hast du schon in Meetings gesessen und die gedacht, so werden wir nie in den Alpen ankommen? Am Ende ist die Zeit rum und du fragst dich, wo ist die Zeit hin? Von Ziel seid ihr meilenweit entfernt.





Entweder als Teilnehmer. Oder, noch schlimmer, als Organisator. Der, der die Einladung verschickt hat.





So ein Meeting ist für alle frustrierend. Es kostet Zeit, Geld und Nerven ohne großen Mehrwert.





Wie komme ich denn jetzt im Meeting zum Ziel?





„Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.“

Seneca




Damit du dein Ziel erreichen kannst, musst du erstmal eins haben.





Das Ziel überlegst du dir am besten vor dem Meeting und teilst es allen vorher mit.





Oder, wenn es noch unklar ist, sollte das der erste Agendapunkt in deinem Meeting sein.





Das klappt übrigens auch, wenn es nicht dein Meeting ist und du keine Ahnung hast, warum du dort sitzt – die Frage “Was ist das Ziel des heutigen Meetings?” tut nicht weh. Im Gegenteil, sie tut den meisten Meetings gut.





In einem Meeting sitzen normalerweise (zu) viele Menschen zusammen, die sich selten sehen. Oder ihre Exzellenz zur Schau stellen wollen. Oder eigentlich ein ganz anderes Ziel verfolgen. Oder oder oder.





Es gibt genug Gründe, warum das Ziel nicht erreicht wird.





Deshalb ist eine deiner wichtigsten Aufgaben, dafür zu sorgen, den Fokus zu halten. Immer, immer wieder. Das ist manchmal sehr anstrengend. Und nervig. Aber es ist so unendlich wichtig für die Zielerreichung.





Ihr habt Euch nicht getroffen, um den Straßenbelag der A7 zu analysieren, alle Spielplätze auf dem Weg in die Alpen zu besuchen, stundenlang im Outlet zu shoppen. Ihr seid ins Auto gestiegen um in den Alpen anzukommen, und zwar möglichst schnell.





Also, wenn immer du das Gefühl hast, es wird ein Outlet angesteuert, hilf deiner Reisegruppe das eigentliche Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.





Was kannst du tun, um den Fokus zu halten?





  • Schreib das Ziel gut sichtbar auf – zum Beispiel auf deinen Meeting-Koffer. Oder ein Flipchart. Das wichtige dabei ist, dass es die ganze Zeit sichtbar ist.
  • Weise die Teilnehmer am Anfang darauf hin, dass es dir sehr wichtig ist, heute am Ziel anzukommen. Und dass du deshalb immer wieder mal dazwischen gehen wirst. Falls die Angst da ist, dass gute Ideen verloren gehen, schreibe in Board mit der Überschrift “Für später” und erfasse alles, was in diesem Meeting nicht zum Ziel gehört, aber durchaus sinnvoll ist.
  • Wenn die Diskussion abschweift – stelle Fragen wie “Gehört das nicht eher auf die Liste”Für später”? oder “Diskutieren wir gerade noch über das Thema?” und schau in die Runde – die anderen Teilnehmer werden dir helfen, diese Frage zu beantworten.
  • Nimm eine Metaplankarte und schreib “Fokus” drauf. Die kann jeder Teilnehmer in die Hand nehmen und sagen “Ich glaube, den haben wir gerade verloren”. Oder wie ein Plakat aus dem wilden Westen “WANTED – Fokus”. Kündige aber auch das vorher an.




Ich wünsche Dir ein fokussiertes Meeting, in dem ihr das Ziel erreicht!





Was sind deine besten Tipps, um den Fokus zu halten?


Das Zwei-Phasen-Meeting: wie du die beste Lösung aus Euch herausholst


Ich habe früh gelernt, wenn ich die Tiefkühltruhe aufmache, aber nicht wieder vollständig zu, ist das nicht so toll. Für mich, das Eis und das Klima..





Das ist in Meeting auch so – alles was du an Themen aufgemacht hast, musst du auch wieder zu machen, sonst ist es einfach blöd. Aufmachen heisst – ihr habt darüber gesprochen, diskutiert, Ideen ausgetauscht. Nicht zumachen heisst – genau dabei ist es geblieben, über vieles gesprochen, aber mehr auch nicht. Lose Enden produziert. Keiner weiß genau, mit welchem Stand ihr auseinander gegangen seid.





Gerade wenn ein Thema viele Facetten hat (Ziel, Zeitplanung, Rollen, Ressourcen) hast du als Meeting-Architekt verschiedene Möglichkeiten.





Verlockend ist es – mit einem anfangen, abschließen. Dann das nächste. Hat den großen Vorteil, dass ihr ein Thema nach dem anderen zumacht. Hat aber gleichzeitig den Nachteil, dass wenn ihr im weiteren Verlauf neue Erkenntnisse zu dem Thema habt, ihr es wieder auf machen müsst.





Eine etwas ungewöhnliche Variante – erst alle Themen aufmachen und in umgekehrte Reihenfolge wieder schließen. Dabei gibt es ein paar erfolgsversprechende Dinge:





Erst alle Themen aufmachen – und die Reihenfolge beim Zumachen umdrehen





Beim Aufmachen der Themen ist die Reihenfolge Dringend –> Wichtig, beim Zumachen genau anders rum Wichtig –> Dringend.





So stellst du sicher, dass du bei der Lösungsfindung für die wichtigen Themen wirklich alle Facetten des Problems gehört hast. Und wenn ihr dann eine Lösung oder einen Lösungsraum für das wichtige definiert habt, stellt ihr automatisch sicher, dass die dringenden Themen auch dazu passen. Schließlich habt ihr gerade die Lösung für die wichtigen Themen definiert.





Plane genug Zeit ein, um auch alle Themen wieder zu schließen.





Meistens geht die Erstellung der Lösungen schneller als man denkt, da vorher alle Problemaspekte beleuchtet wurden. Dennoch: Plane genug Zeit und Puffer ein – nichts ist ätzender, als mittendrin aufhören zu müssen.





Wenn wir erneut anfangen müsst, fangt ihr im wahrsten Sinne des Wortes wieder von vorne an. Ihr müsst euch erstmal ins Thema denken, in Euren Gedanken kramen und müsst erstmal wieder ankommen.





Unabhängig davon, ist es einfach kein schönes Gefühl, mit halben Ergebnissen aus einem Termin oder Workshop zu gehen. Zu einem Geburtstag gehst du ja auch nur mit einem fertig gebackenen Kuchen.





Erklär dein Vorgehen.





Die meisten Leute sind es gewohnt, ein Thema nach dem anderen abzuarbeiten. Erläutere von Anfang an, dass es hier anders ist und dass es deine bewusste Entscheidung ist. Du hast alles unter Kontrolle und die Teilnehmer sollen sich einfach auf die Inhalte fokussieren. Deshalb haben sie ja schließlich dich zum Moderator ausgewählt. Erwartungsmanagement ist das A und O.





Ich hole mir jetzt ein Eis. Und mache die Tiefkühltruhe sorgfältig wieder zu.


Pommes mit Ketchup: Die Kunst, die richtigen Teilnehmer auszuwählen.


Wenn wir im Restaurant Pommes bestellen, dann immer mit Ketchup. Und den essen wir dann einfach. Meistens ohne zu wissen, welche Marke es ist. Und es ist auch egal. Wir wären sogar irritiert, wenn jemand kommen würde und eine Auswahl an 10 verschiedenen Sorten präsentieren würde.





Ja, natürlich ist jeder Ketchup etwas anders, schmeckt anders, anderer Zuckergehalt, anderes… Aber macht es wirklich einen so großen Unterschied? Nein. Klar, für zu Hause kaufe ich den, den ich am Liebsten mag. Aber sonst, einfach egal. Schließlich wollen wir einfach Pommes mit Ketchup essen.





In Meetings gibt es fast nie nur eine Sorte Ketchup. Meist drei, fünf oder noch mehr.





Es ist auf den ersten Blick bequem, viele Leute (= viele Sorten) einzuladen. Falls dann doch mal eine Spezialfrage hochkommt – sie kann sofort beantwortet werden. Es muss hinterher nicht kommuniziert werden, “es waren ja alle da” (unter der Annahme, dass alle das gleiche verstanden haben).





Wie oft hast du schon in einem Meeting gesessen und dich gefragt, was mache ich hier eigentlich? Oder was machen andere eigentlich hier? Oder du hattest nur für einen von 7 Agendapunkten etwas beizutragen?





Ich rate mal – sehr oft.





Und so kommt es, dass regelmäßig viel zu viele Leute in Meetings sitzen. Die dann natürlich auch Ihre Präsenz mit Wortbeiträgen rechtfertigen müssen. Sich präsentieren wollen. Und somit das Meeting ausufert, inhaltlich wie in der Länge.





Das ist für alle Beteiligten irgendwie blöd. Trotzdem passiert es immer wieder.





Warum eigentlich? Warum laden wir ständig alle ein und warum wollen alle eingeladen werden?





Ich lade alle ein…
…aus Angst, sonst jemanden vor den Kopf zu stoßen?





Kann schon sein, dass sich jemand im ersten Moment vor den Kopf gestoßen fühlt. Wenn man das Ganze allerdings vernünftig kommuniziert und begründet, nämlich damit, dass man seine wertvolle Zeit nicht verschwenden möchte, sind die meisten eher dankbar.





…aus Angst, dass nicht alle Fragen im Meeting beantwortet werden können?
Ist eigentlich selten der Fall. Wenn es darum geht, dass komplexe Lösungen erarbeitet werden sollen, ist meist klar, welche Experten benötigt werden. Und gibt es Randthemen, können diese hinterher geklärt werden oder die Spezialkollegen werden für die nächsten Termin eingeladen. Geht es um Entscheidungen, sollten diese im Vorfeld so gut vorbereitet sein, dass alle Fragen geklärt sind.





Ich will eingeladen werden…





… damit ich gesehen werde und mich präsentieren kann. Wenn ich nicht an Meetings teilnehme, mein unendliches Wissen preisgebe, wie soll die Welt dann von meiner Genialität erfahren. Hmm. Meetings sind sicherlich eine Möglichkeit. Ob es dir allerdings mehr Fans bringt, wenn du jedes Meeting durch deine Beiträge in die Länge ziehst, ist fraglich. Oder du bist nur körperlich (oder virtuell) anwesend, dann stellt sich die Frage, ob du sonst nichts zu tun hast.





…damit ich auf dem aktuellen Stand bin.





Auch ein valider Punkt. Das hängt stark mit der Kommunikations- und Informationskultur des Unternehmens zusammen. Effektiver ist es, wenn der Meetingowner die Ergebnisse hinterher gut zusammenfasst. Oder noch besser, am Ende des Meetings, dann kann nämlich direkt festgestellt werden, ob es alle gleich verstanden haben. Die Zusammenfassung wird an alle Interessierten verteilt. Teilnehmer gespart. Fokussiert gearbeitet. Ergebnisse festgehalten. 1 mit Sternchen.
Und wenn das nicht geklappt hat? Einfach jemanden fragen, der dabei war.





…damit ich mit den Kollegen reden kann.





Im Meeting wird hoffentlich gearbeitet, Themen vorangebracht, Ideen ausgetauscht. Wenn du reden willst, bist du im Meeting falsch. Geh einfach einen (virtuellen) Kaffee trinken.





Es gibt den Spruch “Wenig ist oft mehr”. Das gilt auch für Meetingteilnehmer.





Wer sollte dabei sein?





Das hängt natürlich stark vom Meeting ab – aber generell kann du als Daumenregel nehmen:





Alle, die signifikant dazu beitragen, dein Meetingziel zu erreichen, sollten eingeladen sein. Alle anderen nicht.





Und natürlich bringen zwei Kollegen aus der gleichen Abteilung auch nochmal unterschiedliche Facetten ein – aber müssen sie deshalb beide im Meeting sein? Für die Eckpfeiler der Lösung bestimmt nicht. Und alles andere geht auch später.





Pommes mit Ketchup. Nicht mit 10 verschiedenen Sorten, bei denen ich so lange für die Entscheidung brauche, bis die Pommes kalt sind. Einfach nur Pommes mit Ketchup.





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