Das Zwei-Phasen-Meeting: wie du die beste Lösung aus Euch herausholst

Das Zwei-Phasen-Meeting: wie du die beste Lösung aus Euch herausholst


Ich habe früh gelernt, wenn ich die Tiefkühltruhe aufmache, aber nicht wieder vollständig zu, ist das nicht so toll. Für mich, das Eis und das Klima..





Das ist in Meeting auch so – alles was du an Themen aufgemacht hast, musst du auch wieder zu machen, sonst ist es einfach blöd. Aufmachen heisst – ihr habt darüber gesprochen, diskutiert, Ideen ausgetauscht. Nicht zumachen heisst – genau dabei ist es geblieben, über vieles gesprochen, aber mehr auch nicht. Lose Enden produziert. Keiner weiß genau, mit welchem Stand ihr auseinander gegangen seid.





Gerade wenn ein Thema viele Facetten hat (Ziel, Zeitplanung, Rollen, Ressourcen) hast du als Meeting-Architekt verschiedene Möglichkeiten.





Verlockend ist es – mit einem anfangen, abschließen. Dann das nächste. Hat den großen Vorteil, dass ihr ein Thema nach dem anderen zumacht. Hat aber gleichzeitig den Nachteil, dass wenn ihr im weiteren Verlauf neue Erkenntnisse zu dem Thema habt, ihr es wieder auf machen müsst.





Eine etwas ungewöhnliche Variante – erst alle Themen aufmachen und in umgekehrte Reihenfolge wieder schließen. Dabei gibt es ein paar erfolgsversprechende Dinge:





Erst alle Themen aufmachen – und die Reihenfolge beim Zumachen umdrehen





Beim Aufmachen der Themen ist die Reihenfolge Dringend –> Wichtig, beim Zumachen genau anders rum Wichtig –> Dringend.





So stellst du sicher, dass du bei der Lösungsfindung für die wichtigen Themen wirklich alle Facetten des Problems gehört hast. Und wenn ihr dann eine Lösung oder einen Lösungsraum für das wichtige definiert habt, stellt ihr automatisch sicher, dass die dringenden Themen auch dazu passen. Schließlich habt ihr gerade die Lösung für die wichtigen Themen definiert.





Plane genug Zeit ein, um auch alle Themen wieder zu schließen.





Meistens geht die Erstellung der Lösungen schneller als man denkt, da vorher alle Problemaspekte beleuchtet wurden. Dennoch: Plane genug Zeit und Puffer ein – nichts ist ätzender, als mittendrin aufhören zu müssen.





Wenn wir erneut anfangen müsst, fangt ihr im wahrsten Sinne des Wortes wieder von vorne an. Ihr müsst euch erstmal ins Thema denken, in Euren Gedanken kramen und müsst erstmal wieder ankommen.





Unabhängig davon, ist es einfach kein schönes Gefühl, mit halben Ergebnissen aus einem Termin oder Workshop zu gehen. Zu einem Geburtstag gehst du ja auch nur mit einem fertig gebackenen Kuchen.





Erklär dein Vorgehen.





Die meisten Leute sind es gewohnt, ein Thema nach dem anderen abzuarbeiten. Erläutere von Anfang an, dass es hier anders ist und dass es deine bewusste Entscheidung ist. Du hast alles unter Kontrolle und die Teilnehmer sollen sich einfach auf die Inhalte fokussieren. Deshalb haben sie ja schließlich dich zum Moderator ausgewählt. Erwartungsmanagement ist das A und O.





Ich hole mir jetzt ein Eis. Und mache die Tiefkühltruhe sorgfältig wieder zu.


Pommes mit Ketchup: Die Kunst, die richtigen Teilnehmer auszuwählen.


Wenn wir im Restaurant Pommes bestellen, dann immer mit Ketchup. Und den essen wir dann einfach. Meistens ohne zu wissen, welche Marke es ist. Und es ist auch egal. Wir wären sogar irritiert, wenn jemand kommen würde und eine Auswahl an 10 verschiedenen Sorten präsentieren würde.





Ja, natürlich ist jeder Ketchup etwas anders, schmeckt anders, anderer Zuckergehalt, anderes… Aber macht es wirklich einen so großen Unterschied? Nein. Klar, für zu Hause kaufe ich den, den ich am Liebsten mag. Aber sonst, einfach egal. Schließlich wollen wir einfach Pommes mit Ketchup essen.





In Meetings gibt es fast nie nur eine Sorte Ketchup. Meist drei, fünf oder noch mehr.





Es ist auf den ersten Blick bequem, viele Leute (= viele Sorten) einzuladen. Falls dann doch mal eine Spezialfrage hochkommt – sie kann sofort beantwortet werden. Es muss hinterher nicht kommuniziert werden, “es waren ja alle da” (unter der Annahme, dass alle das gleiche verstanden haben).





Wie oft hast du schon in einem Meeting gesessen und dich gefragt, was mache ich hier eigentlich? Oder was machen andere eigentlich hier? Oder du hattest nur für einen von 7 Agendapunkten etwas beizutragen?





Ich rate mal – sehr oft.





Und so kommt es, dass regelmäßig viel zu viele Leute in Meetings sitzen. Die dann natürlich auch Ihre Präsenz mit Wortbeiträgen rechtfertigen müssen. Sich präsentieren wollen. Und somit das Meeting ausufert, inhaltlich wie in der Länge.





Das ist für alle Beteiligten irgendwie blöd. Trotzdem passiert es immer wieder.





Warum eigentlich? Warum laden wir ständig alle ein und warum wollen alle eingeladen werden?





Ich lade alle ein…
…aus Angst, sonst jemanden vor den Kopf zu stoßen?





Kann schon sein, dass sich jemand im ersten Moment vor den Kopf gestoßen fühlt. Wenn man das Ganze allerdings vernünftig kommuniziert und begründet, nämlich damit, dass man seine wertvolle Zeit nicht verschwenden möchte, sind die meisten eher dankbar.





…aus Angst, dass nicht alle Fragen im Meeting beantwortet werden können?
Ist eigentlich selten der Fall. Wenn es darum geht, dass komplexe Lösungen erarbeitet werden sollen, ist meist klar, welche Experten benötigt werden. Und gibt es Randthemen, können diese hinterher geklärt werden oder die Spezialkollegen werden für die nächsten Termin eingeladen. Geht es um Entscheidungen, sollten diese im Vorfeld so gut vorbereitet sein, dass alle Fragen geklärt sind.





Ich will eingeladen werden…





… damit ich gesehen werde und mich präsentieren kann. Wenn ich nicht an Meetings teilnehme, mein unendliches Wissen preisgebe, wie soll die Welt dann von meiner Genialität erfahren. Hmm. Meetings sind sicherlich eine Möglichkeit. Ob es dir allerdings mehr Fans bringt, wenn du jedes Meeting durch deine Beiträge in die Länge ziehst, ist fraglich. Oder du bist nur körperlich (oder virtuell) anwesend, dann stellt sich die Frage, ob du sonst nichts zu tun hast.





…damit ich auf dem aktuellen Stand bin.





Auch ein valider Punkt. Das hängt stark mit der Kommunikations- und Informationskultur des Unternehmens zusammen. Effektiver ist es, wenn der Meetingowner die Ergebnisse hinterher gut zusammenfasst. Oder noch besser, am Ende des Meetings, dann kann nämlich direkt festgestellt werden, ob es alle gleich verstanden haben. Die Zusammenfassung wird an alle Interessierten verteilt. Teilnehmer gespart. Fokussiert gearbeitet. Ergebnisse festgehalten. 1 mit Sternchen.
Und wenn das nicht geklappt hat? Einfach jemanden fragen, der dabei war.





…damit ich mit den Kollegen reden kann.





Im Meeting wird hoffentlich gearbeitet, Themen vorangebracht, Ideen ausgetauscht. Wenn du reden willst, bist du im Meeting falsch. Geh einfach einen (virtuellen) Kaffee trinken.





Es gibt den Spruch “Wenig ist oft mehr”. Das gilt auch für Meetingteilnehmer.





Wer sollte dabei sein?





Das hängt natürlich stark vom Meeting ab – aber generell kann du als Daumenregel nehmen:





Alle, die signifikant dazu beitragen, dein Meetingziel zu erreichen, sollten eingeladen sein. Alle anderen nicht.





Und natürlich bringen zwei Kollegen aus der gleichen Abteilung auch nochmal unterschiedliche Facetten ein – aber müssen sie deshalb beide im Meeting sein? Für die Eckpfeiler der Lösung bestimmt nicht. Und alles andere geht auch später.





Pommes mit Ketchup. Nicht mit 10 verschiedenen Sorten, bei denen ich so lange für die Entscheidung brauche, bis die Pommes kalt sind. Einfach nur Pommes mit Ketchup.





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Ich hab einfach so durchgezappt… | Die Agenda als Basis für den Meetingerfolg


Wer kennt es nicht? Du liegst auf dem Sofa, schaust auf die Uhr und stellst fest, es ist 23 Uhr. Viel zu spät und du müsstest dringend ins Bett. Und du fragst dich, wo ist eigentlich der Abend hin.
Es kam nichts vernünftiges im TV und du hast einfach so durchgezappt… 10 Minuten hier, 15 da. Hast vieles angefangen, aber nichts wirklich zu Ende geschaut.





Ich mag das Gefühl nicht. Für mich sind das verlorene Abende. Oder besser: waren es verlorene Abende. Der letzte liegt zum Glück weit zurück.





Bei Meetings ist es oft ähnlich. Du gehst raus und fragst dich: Was haben wir jetzt eigentlich erreicht? Sind wir schlauer? Macht jetzt jemand irgendwas? Außer ein Folgemeeting einzustellen.





Auch bei Meetings mag ich das Gefühl nicht. Auch das sind für mich verlorene Stunden. Und das letzte liegt noch nicht weit zurück.





Was kann ich tun, um nicht sinnlos rumzuzappen?





Ich kann mir vorher klarmachen, was ich eigentlich will. Warum schalte ich den Fernseher an? Leichte Kost oder berieseln lassen, lachen, Wissen aufbauen, anspruchsvolle, tiefgründinge Gedanken, eine Fremdsprache verbessern,… und dann schaue in die (oldschool) Fernsehzeitung oder auf netflix und starte das passende.





Für Meetings gilt ich das gleiche – ich überlege mir, was will ich erreichen und dann baue ich mein Meeting-Programm entsprechend auf. In Meetings heißt das dann meistens Agenda.





Ein guter Standard ist (die Struktur gab’s schon in der 8. Klasse Deutsch Unterricht).





  • Einleitung (Warum sind wir hier, wer ist hier, was ist im Vorfeld gelaufen, was ist das Ziel)
  • Hauptteil (Hier wird erarbeitet, diskutiert, entschieden, beschlossen, verworfen,…)
  • Schluss (Was haben wir erreicht? Wie geht’s weiter?)




Aber wie kommst du dahin, wo du hin willst?





Folgende drei Tipps funktionieren erstaunlich oft





  • Formuliere deine einzelnen Agenda Punkte als Frage, die es zu beantworten gilt. Wie wollen wir das neue Produkt an den Markt bringen? Wie können wir die Verzögerung wieder reinholen?
  • Überleg dir zu jedem Agendapunkt nicht nur das was, sondern auch das wie. Wie kannst du methodisch dafür sorgen, dass ein gutes Ergebnis raus kommt?
  • Schließe jeden Kreis. Alles was du an Themen im Laufe des Meetings aufgemacht hast, musst du auch wieder schließen. Sonst hängen die offenen Ende dir, dem Thema und dem Meeting immer nach und es stellt sich ein schlechte Gefühl bei den Teilnehmern ein.




Und dann heißt es einfach – Fokus halten, Fokus halten, Fokus halten.





Falls dir konkrete Ideen fehlen, wie das gehen könnte – genau dabei helfe ich gerne. Individuell oder im Training.





Und um beim Fernsehen zu bleiben, lieber in der Werbung aushalten und aufräumen gehen als einen anderen Film starten, den du dann auch noch zu Ende schauen will. Dann wird’s wieder nix mit früh-ins-Bett-gehen.
(Mit diesem Absatz mache ich gerade “den Kreis dieses Artikels zu” – ich habe oben mit Fernsehen begonnen und schließe damit auch wieder da).






Willst du mitspielen? | Partizipation als Garant für Engagement




Alle Kinder am Strand bauen eine Riesenburg – nur du sitzt am Rand und schaust zu. Du würdest gerne mitspielen, darfst aber nicht. Oder traust dich nicht, zu fragen. Später gehst du nach Hause und trauerst der verpassten Chance nach.





Kein schönes Gefühl. Das mochte keiner in seiner Kindheit. Die anderen haben gespielt und man selbst durfte nicht mitspielen.





Oder: Du kommst an den Strand, alle Kinder am Strand bauen eine Riesenburg. Ein Junge sieht, wie du die Burg anschaust und fragt: “Wir brauchen noch jemanden, der den Graben mit aushebt, willst du mit machen?” Ein Lächeln huscht über dein Gesicht und du freust dich, den ganzen lieben langen Tag den Graben auszubuddeln.





Du gehst völlig ko, aber zufrieden nach Hause.





Und wenn du das in deinen Meeting schaffst, dann hast du es geschafft! Partizipation vom Feinsten.





Ein Meeting, in dem alle Teilnehmer eingebunden sind, was vielleicht auch anstregend ist, aber wo abends alle zufrieden nach Hause gehen. Zufrieden, weil sich einbringen konnten und zum Ergebnis beigetragen haben.





Sorg in deinen Meetings dafür, dass die richtigen Leute da sind. Die richtigen Leute heisst, nur die, die auch etwas beitragen können und sollen. Du brauchst bei einer Burg keine 37 Grabenbauer. Die stehen sich nur im Weg und auf den Füßen. So ist es in Meetings auch oft.





Definiere klar, welche Rollen oder welche Fähigkeiten du brauchst. Und alle, die dann nicht teilnehmen, aber gerne gewollt hätten, Können vorher Input schicken und bekommen später das Protokoll. Eins mit Inhalten, wo das Wichtigste drinsteht.





Und wenn du die richtigen Leute beisammen hast, ist es dein Job, dafür zu sorgen, dass sie ihr Können und Wissen auch einbringen. Das jeder einen gewissen Redeanteil hat.





Um alle ins Meeting zu integrieren gibt es verschiedene Methoden, von selbst passiert es nie.





Bewährt hat sich eine Grundstruktur, die u.a. gut in den Liberating Structures unter dem Begriff 1 2 4 all beschrieben ist.





Die Idee dahinter ist, dass nicht jeder einfach losredet, sondern sich erstmal im Stillen sammelt. Gedanken sortiert. Und dann priorisiert. Anschließend, je nach Setup, z.B. stellt jeder reihum seine Gedanken vor. Pro Person ein Gedanke. Und dann der Nächste. So lange im Kreis, bis entweder keine Gedanken mehr da sind oder alle ihre wichtigsten drei genannt haben.





Dadurch machst du den Lösungsraum riesig.





So wurde jeder gehört. Und hat das Gefühl, einen Unterschied gemacht zu haben.





Im Vergleich zu einem nicht strukturierten Vorgehen, bei dem am Anfang einfach einer redet. Dann ist das erstmal der vorgegebene Lösungsraum und ihr müsst euch daran abarbeiten.





Wichtig ist, sowohl bei der Erstellung auch der Vorstellung einen zeitlichen Rahmen vorzugeben. Damit sich alle wirklich auf das Wesentliche fokussieren. Und du es als Meeting-Gastgeber nicht so schwer hast.





Probiers mal aus. Du brauchst nicht mehr als Stifte und Zettel – dicke Stifte und Metaplankarten. Vielleicht ja sogar in deinem Meetingkoffer.




Wir haben eine Lösung! – aber was ist eigentlich das Problem?


Die Werbung versucht uns ständig Dinge anzudrehen. Eine Bedarf zu suggerieren, ein Problem zu lösen, von dem wir gar nicht wussten, das wir es haben.





Im Business ist es oft nicht anders, jemand hat eine Idee, was wird weitergesponnen und manchmal entstehen daraus sogar millionenschwere Projekte – was allerdings oft aus den Augen verloren wird ist das Problem, das damit gelöst werden soll. Es ist natürlich auch viel schöner, in Lösungen zu denken.





Die Sache hat nur einen Haken. Wer ständig nur in Lösungen denkt, hat am Ende vielleicht eine Lösung, aber ziemlich sicher eine, die nicht zum Problem passt.





Von daher: Erstmal das Problem verstehen.





Jetzt könnte man lang und breit lamentieren, Powerpoint schlachten machen, Dokumente studieren. Alles korrekt. Aber auch alles aufwändig und hinterher hat auch nur der es (vielleicht) verstanden, der die ganzen Arbeit gemacht hat. Viel einfacher ist folgendes:





Ich habe das Format Mindconnector genannt. Denn darum geht es letztlich – Leute miteinander zu verbinden, ein gemeinsames Problemverständnis zu entwickeln. Ein tragfähiger Boden für gute Lösungen.





Der Mindconnector ist eine Kombination aus Fishbowl und Conversation Cafe.





Im inneren Kreis sitzen 5-6 Personen, im Außenkreis 8-10. Idealerweise hat jeder der Teilnehmer (zumindest im Innenkreis) einen anderen Background – Entwickler, Architekt und Projektleiter oder Vertriebler, Forscher und Analyst. Möglichst heterogen, möglichst alle vom Problem betroffen.





Im Vorfeld wird die Themenstellung versendet, so dass sich jeder Gedanken machen kann.





Und dann geht los – Jeder Teilnehmer im Innenkreis 1 Minute. Nicht mehr. 3 Runden lang. So dass am Ende jeder 3 Minuten gesprochen hat.





Der Moderator schreibt die wesentlichen Punkt auf Karten mit und legt sie kontinuierlich in die Mitte des Tisches.





Nach den drei Runden ist der Außenkreis dran. Jeder eine Minute seine Einschätzung.





Und dann nochmal der Innenkreis. Nochmal eine Minute.





Fertig.





So habt ihr in unter 60 Minuten die Problemstellung von allen Seiten beleuchtet und bei allen Teilnehmern ein ganzheitliches Problemverständnis erzeugt.





Gute Voraussetzungen sich jetzt vom Problem zu lösen und den nächsten Schritt zu gehen… bis zum nächsten Blog-Post!






Ein Dreibein wackelt nicht – die “einfach gute Meetings”-Formel


Ich fand es als Kind immer faszinierend, dass ein Hocker mit drei Beinen nicht kippeln kann. Als notorischer Kippler habe ich es natürlich trotzdem versucht- und auch geschafft. Und dabei ziemlich schnell gemerkt, dass es viel mehr Aufwand braucht, um einen Dreibein zum Kippen zu bringen. Aber wenn es dann kippt, dann auch richtig.





Bei Meetings ist es ähnlich… wenn Rüstzeug, Vorbereitung und Mindset passen, sind sie sehr stabil und laufen gut. Aber wenn ein Bein angesägt oder abgesägt wird, droht das ganze Meeting zu kippen.





Aber was sind die Beine eines guten Meetings, die für Stabilität und Robustheit sorgen?





Zu Beginn konnte ich die Frage nicht klar beantworten, es war noch eine wirre Sammlung von Eigenschaften, Verben und sonstigem, das nicht gut zu vermitteln war. Mit der Zeit wurde es immer klarer und es hat sich gezeigt, dass es letztlich auf drei Faktoren ankommt, die zu einem guten Meeting beitragen – wie beim Hocker.





Beim Hocker willst du stabil sitzen.
Im Meeting willst du dein Ziel erreichen.





Und das gelingt durch – trommelwirbel





Fokussieren – Partizipieren – Visualisieren.

Das ich der Schlüssel zu einem guten Meeting.









Das ist meine Formel für “einfach gute Meetings”.





Aber warum die drei? Und ist das nicht ein bisschen einfach?





Und was ist überhaupt ein gutes Meeting?





Ein gutes Meeting bedeutet für mich – wir haben in angemessener Zeit ein mindestens passendes, im besten Falle phänomenales Ergebnis erstellt, hinter dem alle stehen und das auch andere verstehen. Und idealerweise hatten wir auch noch Spass dabei.





Fokussieren.





Um das zu schaffen, brauche ich erstmal ein Ziel für das Meeting. Um es auch zu erreichen, darf ich es nicht aus den Augen verlieren. Ich muss es fokussieren. Immer wieder und alle Ablenkung und andere Verlockung ignorieren. Immer, immer wieder.





Partizipieren.





Es sollen alle hinter dem Ergebnis stehen. Das geht am Einfachsten, wenn alle sich eingebracht haben und das Gefühl haben, zu diesem Ergebnis beigetragen zu haben. Es ist “ihr” Ergebnis, in das alle ihre Erfahrungen, Wissen, Ideen und Befürchtungen eingeflossen sind und das gemeinsam entstanden ist. Das gelingt dadurch, dass du die Leute aktiv und ernsthaft in die Erstellung einbindet.





Visualisieren.





Kennst du den Moment, wenn dir jemand völlig begeistert von einem Urlaubsort vorgeschwärmt hat und du in dem Moment, wo dir ein Bild gezeigt wird denkst “Hmmm, dass hatte ich mir völlig anders vorgestellt?”.
Gerade in Meetings, in denen es um abstrakte oder komplexe Lösungen geht, hat jeder Teilnehmer sein eigenes Mindmodel, sein eigenes Bild im Kopf auf das er referenziert und gegen das er Dinge prüft. Ohne ein wirklich gemeinsames Bild läuft man immer Gefahr, zu denken, es haben alle das gleiche Bild und später schmerzhaft festzustellen, ist nicht so. Deshalb ist die Visualisierung im Meeting so wichtig – dann habt ihr eine gemeinsame Referenz, auf die ihr immer wieder zurückgreifen könnt, die ihr weiterentwickeln, verfeinern oder korrigieren könnt. Das klappt nur, wenn ihr die Lösung oder den Diskussionsgegenstand visualisiert.





Und die drei zusammen rocken einfach jedes Meeting. Versprochen.





Du brauchst Ideen wie du ein gute Meetingziel formulierst? Wie du fokussierst, alle partizipieren lässt und ihr euer “Bild” visualisieren könnt?





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