Hybrides Arbeiten – 5 Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg

Erst waren alle im Büro, dann waren alle remote. Und jetzt? Hallo hybrides Arbeiten!

Hybrides Arbeiten beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die sich aus der Kombination von unterschiedlichen Arbeitsorten und Arbeitszeiten ergeben. Es gilt, für die eigene Organisation und das eigene Team herauszufinden, wie die Rahmenbedingungen weiterentwickelt können, damit optimal zusammen gearbeitet werden kann.

In diesem Blog-Beitrag gibt’s einen Ansatz, der dabei helfen kann.

Wo arbeiten wir eigentlich zusammen?

„Früher“ hat Zusammenarbeit einfach im Büro stattgefunden. Nach der Arbeit ist man nach Hause gefahren und am nächsten Tag ging’s im Büro weiter. Jetzt hat fast jeder von zu Hause gearbeitet. Das, was früher im Büro und auf den Fluren besprochen wurden, wurde mit unterschiedlichem Erfolg in virtuelle Meetings verlagert.

Demnächst kehren wir wieder stärker zurück in die Büros. Einige mehr, einige weniger. Es drehen sich viele Diskussionen um das Thema „Ort“. Einige haben schon Quoten festgelegt, andere überlegen, wie sie ihre Büroräume umgestalten können. Es zeichnet sich ab, dass es eine Mischform geben wird – etwas hybrides. Mal im Büro, mal zu Hause.

Aber wann fahre ich eigentlich ins Büro? Für was lohnt es sich? Und wie können wir die Zeit im Büro bestmöglich nutzen?

Wann arbeiten wir eigentlich zusammen?

Im Kontext Büro und Homeoffice stellen sich viele Fragen – Aber wann fahre ich eigentlich ins Büro? Für was lohnt es sich? Und wie können wir die Zeit im Büro bestmöglich nutzen? Sie alle haben mit Zeit zu tun.

Durch die Erfahrung der letzten Monate wissen wir – es muss nicht immer von 9-17 Uhr gearbeitet werden. Wenn die Familiensituation es anders erfordert hat, haben wir den Nachmittag mit Kindern verbracht und abends gearbeitet. Manchmal hat es am Wochenende besser gepasst und manchmal kam die zündende Idee bei Joggen (für das auf einmal viel mehr Raum war).

Wir wusste schon vorher, dass es Themen, Situationen und Fragestellungen gibt, für die es am besten ist, miteinander zu sprechen. Gleichzeitig. Live. Synchron. Wir haben gelernt: Einige Themen und Aufgaben funktionieren zeitunabhängig mindestens genauso gut, wenn nicht sogar noch besser. Konzepte werden besser, wenn ich nochmal in Ruhe und mit freiem Kopf darüber nachdenke. Kalkulationen werden besser, wenn ich nicht alle 5 Minuten unterbrochen werden. Und Koordinationsaufgaben gehen oft viel schneller, wenn wir nicht versuchen, es mit 15 Leuten in einem Termin zu regeln.

Wie nervig und energieraubend die Situation auch an viele Stellen war, wir haben eins zu schätzen gelernt: Flexibilität. Arbeit besser mit unserem Leben zu vereinen – zum Vorteil von allen. Produktivität. Kundenzufriedenheit. Lebenszufriedenheit. Diese Flexibilität sollten wir erhalten – und gleichzeitig schauen, wie wir es schaffen, einen nachhaltigen Rahmen zu schaffen, in dem wir mit Freude zusammenarbeiten und gute Ergebnisse erzielen.

Dabei hilft es, ein Bewusstsein darüber zu haben, was überhaupt alles gestaltbar ist. Et voila… es sind die drei Räume der hybriden Zusammenarbeit.

Die drei Räume der hybriden Arbeit

Wenn wir beide Dimensionen, Zeit und Raum, übereinanderlegen, entstehen drei Räume. Drei Räume, in denen wir zusammenarbeiten. Drei Räume, die wir gestalten können.

R1: Die Kombination aus vor Ort & synchron. Das typische Beispiel ist das Büro oder ein Offsite, an dem alle Team-Mitglieder zusammenkommen. Das meistgenutzte Arbeitsformat in diesem Raum ist das klassische Vor-Ort Meeting im Besprechungsraum.

R2: Die Kombination von verteilt & synchron. Alle kommen zur gleichen Zeit zusammen, der Ort, an dem sie sich befinden spielt keine Rolle. Wichtig ist lediglich, dass jeder aus dem Team die technischen Voraussetzungen hat, an der Zusammenarbeit teilzunehmen. Ein häufiges Arbeitsformat in diesem Raum ist das virtuelle Meeting in einer Videokonferenzplattform wie z.B. zoom, webex oder Teams.

R3: Asynchrone Zusammenarbeit. In diesem Zusammenarbeits-Raum ist die Zusammenarbeit sowohl zeit- als auch ortsunabhängig. Hier arbeitet jeder dann an einem Thema, wenn es für sie oder ihn am besten passt. „Am besten passt“ kann hier sowohl äußere Rahmenbedingungen bedeuteten wie auch mentale. Aktuell oft noch das häufigste Arbeitsformat in diesem Raum: Die E-Mail. Was sich hoffentlich bald ändern wird, denn mit der E-Mail wird nur ein Bruchteil des Potentials genutzt. Bald steht hier hoffentlich folgender Satz: Das meistgenutzte Arbeitsformat in diesem Raum: Kanäle oder Channels in z.B. Teams oder Slack sowie digitale Whiteboards wie miro, mural oder conceptboard.

Neue Möglichkeiten der hybriden Zusammenarbeit nutzen

Zusammenarbeit findet auf einmal nicht mehr nur in R1, im Büro, statt. Es sind noch zwei andere, gleichwertige Räume dazugekommen. Und damit ist die Zahl der Möglichkeiten, was wir in welchem Raum machen, quasi explodiert. Mit der Zahl der steigenden Zahl an Möglichkeiten geht auch die Anzahl der Entscheidungen, die getroffen werden müssen, in die Höhe. All die Entscheidungen, wie wir am besten zusammen arbeiten wollen. Entscheidungen, für die es keine Blaupausen gibt. Entscheidungen, die jedes Team nur für sich treffen kann. Keine Entscheidung ist auch eine Entscheidung.

Konkret geht es um Entscheidungen, welcher Raum für welche Themen und Interaktionen genutzt werden soll.
So, dass die besten Ergebnisse heraus kommen und dass es für jeden Einzelnen möglichst gut passt. Natürlich stellt sich darüber hinaus noch die Frage – wir schaffen wir es, diese drei Räume gut miteinander zu verbinden?

Ganz praktisch – wenn ihr heute im Büro Post-Its an die Wand klebt und am nächsten Tag remote nicht mehr an die Infos kommt, die an der Wand hängen, ist irgendwas schief gelaufen.

Hybride Meetings sind eine Verbindung der Räume R1 und R2 – und nur ein ganz kleiner Teil hybrider Zusammenarbeit. Dazu in einem späteren Artikel mehr.

Es ist kein Raum besser oder schlechter als ein anderer Raum. Jeder Raum ist für bestimmte Themen und Herausforderungen besonders gut geeignet. Für andere nur ein bisschen und für manche gar nicht. Jeder hat Vorteile, jeder hat Nachteile. Durch die erfolgreiche Kombination aller Räume entsteht die Möglichkeit, von allen Vorteilen gebrauch zu machen.

5 Schlüssel, um hybride Arbeit gut zu gestalten

Die Arbeit im  Think Tank „Hybrid und gut zusammenarbeiten“ mit Gesine Engelage-Meyer von teamElephant und die Begleitung von verschiedenen Teams auf dem Weg zu guter hybrider Zusammenarbeit hat uns geholfen, 5 Schlüssel zu identifizieren. 5 Schlüssel, die Teams dabei unterstützen können, ein gutes hybrides Setting zu finden und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

1. Werkzeuge: Sie bilden die Grundlage und ermöglichen Zusammenarbeit über alle Räume hinweg
2. Strukturen: Sie geben Orientierung und reduzieren Reibungsverluste
3. Methoden: Sie ermöglichen Interaktion und Gleichberechtigung
4. Rituale: Sie stärken die Teamzugehörigkeit
5. Kultur: Sie bildet die Grundlage für gute Zusammenarbeit

Werkzeuge: Schlüssel No. 1 für erfolgreiches hybrides Arbeiten

Damit hybride Zusammenarbeit funktioniert, brauchen wir geeignete Werkzeuge. Ohne die entsprechenden Tools ist es schlicht nicht möglich. Das beginnt bei einer geeigneten Videokonferenzlösung (z.B. zoom, webex, Microsoft Teams) und geht über Informationsverwaltungslösungen (Sharepoint, Google drive), Kollaborationstools (slack, teams, miro, mural…) bis hin zu Task Management Tools (trello, meistertask,…). Diese Werkzeuge helfen Euch dabei, die Zusammenarbeit, die ihr haben wollt, auch umzusetzen. Sie bilden die Basis. Denn mit Ihnen könnt ihr Strukturen schaffen, die Euch bei Eurer Arbeit unterstützen – und damit sind wir bei…

Strukturen: Schlüssel No. 2, um hybrides Arbeiten zu gestalten

Die besten Tools und Werkzeuge bringen nichts, wenn nicht klar ist, wie sie eingesetzt werden sollen. Deshalb hat es sich als günstig und lohnendwert erwiesen, festzulegen, welche Strukturen Euch als Team helfen, effizient zusammenzuarbeiten.

• Wo legen wir Informationen ab?
• Über welches Tool kommunizieren wir, wenn wir eine schnelle Rückmeldung brauchen?
• Wie wollen wir Transparenz über relevante Inhalte her- und sicherstellen?

Dies sind nur einige Fragen, die es sich lohnt als Team gemeinsam zu besprechen und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Denn nur dann, wenn alle dabei sind und die Strukturen aktiv mit Leben füllen, profitiert ihr als Team. Suchzeiten, Reibungsverluste, Doppelarbeiten, … Gute Strukturen helfen Euch, all das auf ein Minimum zu reduzieren.

Methoden: Schlüssel No. 3, der euch hybrid erfolgreich zusammenarbeiten lässt

Zusammenarbeit wird meistens dann produktiv und leicht, wenn ihr passende Methoden einsetzt. Methoden, die euch auf dem Weg zum Ziel unterstützen. Das sind vor allem Methoden, die es ermöglichen, dass

• sich alle einbringen, dass
• Themen mal aus einer neuen Perspektive beleuchtet werden können und das
• ihr Eure Zeit möglichst gut investierst.

Methoden sind Methoden, nicht mehr und nicht weniger. Richtig eingesetzt können sie Wunder bewirken. Das gilt insbesondere beim hybriden Arbeiten.

Auch die freie Diskussion ist eine Methode. Ziemlich sicher die, die am meisten genutzt wird, weil sie so schön einfach ist. Leider ist sie auch in 99% der Fälle einfach ungeeignet 🙂 Einfache, aber wirkungsvolle Alternativen findet ihr zum Beispiel hier.

Eine unpassende Methode, halbherzig moderiert und durchgeführt wird kein Wunder bewirken. Deshalb ist der Auf- und Ausbau von entsprechender Methodenkompetenz ein wichtiger Teil, auf dem Weg zu erfolgreicher, hybrider Zusammenarbeit. Mindestens genauso wichtig ist es, auch die entsprechende Moderationskompetenz aufzubauen. Beides zusammen führt dazu, dass ihr Euch souverän im hybriden Arbeitsraum bewegen und somit erfolgreich zusammenarbeiten könnt.

Rituale: Schlüssel No. 4 als Rückenstärker im hybriden Zusammenarbeitsraum

Zusammenarbeit lebt davon, dass Menschen in einem Team zusammenarbeiten. Und das klappt erfahrungsgemäß dann am Besten, wenn Menschen sich zu einem Team zugehörig fühlen. Rituale sind ein einfacher, aber wirkungsvoller Weg, die Teamidentität und das Zugehörigkeitsgefühl zu steigern. Als alle im Büro waren, seid ihr vielleicht zusammen Kaffee getrunken gegangen? Oder habt Euch mit Post-Its Nachrichten an den Bildschirm geklebt? Wie können solche Rituale in einer hybriden Welt aussehen?
Im hybriden Arbeitsraum ist es umso wichtiger, Rituale bewusst zu gestalten. Sie so zu gestalten, dass alle, egal wann oder wo sie arbeiten, niemals das Gefühl bekommen, außen vor zu sein. Es lohnt sich, drauf zu schauen, welche Rituale es in der Vergangenheit gab – und wie ihr als Team sie in den hybriden Arbeitsraum übertragen könnt.

Kultur: Schlüssel No.5 für nachhaltigen Erfolg im hybriden Raum

Ein so großes Thema, dass es dazu unzählige Bücher gibt. Auch wenn Unternehmenskultur höchstindividuell ist, gibt es Aspekte, die sich bei hybridem Arbeiten als hilfreich erwiesen haben. Allen voran: Fehlerkultur und Feedbackkultur.

Die meisten Menschen sagen, dass Feedback und der Umgang mit Fehlern wichtige Teile ihrer Kultur sind. Gleichzeitig ist es oft schwer, sie angemessen mit Leben zu füllen. Aber auch hier hat sich bewährt: klein, aber wirkungsvoll anfangen. In dem ihr zum Beispiel in jedem Eurer Team-Meetings 10 Minuten auf Euren Zusammenarbeitsmodus schaut und eine Sache identifiziert, die ihr ab morgen anders machen wollt.

Wir wollen hybrides Arbeiten erfolgreich gestalten – und jetzt?

Zusammenarbeit ist komplex, hybride Zusammenarbeit ist die komplexeste Form. Mit den 5 Schlüsseln und dem 3-Raum Modell haben wir einen Orientierungsrahmen geschaffen. Einen Rahmen, der Euch dabei hilft, sich auf dem Weg bei der Gestaltung der hybriden Zusammenarbeit nicht zu verlaufen.

Wenn ihr mehr dazu wissen wollt, wir schreiben regelmäßig zum Thema. Damit ihr nichts verpasst, könnt ihr Euch hier eintragen. Dann gibt es regelmäßig Ideen und Inspiration für bessere Zusammenarbeit.

Wenn du noch mehr wissen willst, dann sollten wir uns einfach kennenlernen.

… und wenn dir jetzt jemand die Frage „Was bedeutet eigentlich dieses hybride Arbeiten“ stellt, dann könntest du zum Beispiel folgendes antworten:

Was bedeutet hybrides Arbeiten?

Hybrides Arbeiten beschreibt alle Möglichkeiten der Zusammenarbeit, zeit- und ortsgebunden genauso wie unabhängig. Hybride Zusammenarbeit ist eine große Chance. Die Chance, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der einzelnen Team-Mitglieder optimal entsprechen. Arbeitsbedingungen, die gute Leistung ermöglichen. Gleichzeitig stellt hybride Zusammenarbeit hohe Anforderungen an die Organisation und die Mitarbeiter. Es gibt keine Patentrezepte. Lösungen dürfen individuell erarbeitet werden. Das 3-Raum Modell mit seinen 5 Schlüsseln gibt einen Überblick über die Gestaltungsfelder.

Lust auf mehr? Wir freuen uns, von Dir zu hören!

Mach einfach.

Gestalte Eure Zusammenarbeit.

Mach einfach gute Meetings.

Deine Sonja