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50 Fehler, die du 2021 nicht mehr in online Meetings machen solltest

Im letzten Jahr sind wir alle in die Online-Welt gewechselt. Das hat an vielen Stellen ziemlich gut gekappt, aber wie immer bei neuen Sachen sind auch Fehler passiert. Fehler, aus denen wir alle lernen und somit noch bessere Meetings machen können.

Und da es mir ein wichtiges Anliegen ist, das Potential, das in Meetings steckt auch zu nutzen und dazu beizutragen, dass es weniger und dafür einfach gute Meetings auf dieser Welt gibt, ist zusammen mit Menschen aus meinem Netzwerk, die alle spontan ihre Lieblingsfehler geliefert haben (Danke!!), diese Liste entstanden.

Sie teilt sich in 5 Kategorien:

  • Fehlende oder unpassende Vorbereitung
  • Verhalten als Moderator
  • Verhalten als Teilnehmender
  • Umgang mit der Kamera
  • Grundsätzliche Fehler bei online Meetings.

Wenn du wirklich bessere Meetings machen willst: Such dir einen Fehler raus und versuche ihn, im nächsten Meeting nicht zu machen. Und wenn das geklappt hat, nimm den nächsten in Angriff.

Auf das wir In 2021 weniger, aber dafür bessere Meetings machen.

Fehlende oder unpassende Vorbereitung

  1. Kein klares Ziel definieren.
    Passiert immer und immer wieder und nicht nur in online Meetings. Dabei ist es eigentlich ganz einfach: Wenn das Ziel nicht klar ist, kannst du es auch nicht erreichen. Meistens reicht die Antwort auf diese drei Fragen für eine Meeting-Vorbereitung aus, um die Erfolgsaussichten zu steigern.
  2. Gar keine Vorbereitung machen und Gedanken erst im Meeting sortieren.
  3. Wenn du keine Zeit hast, ein Meeting vorzubereiten, dann sag es ab. Es ist eine Zumutung, andere dazu zu nötigen, ihre Zeit dafür zu verschwenden, dir beim Gedanken sortieren zuschauen zu müssen. Ganz abgesehen davon, dass die Chancen auf ein erfolgreiches Ergebnis eklatant sinken.
  4. Für eine volle Stunde einladen
    Ein Meeting nach dem anderen laugt aus und senkt die Produktivität. Deine Kollegen werden es dir danken, wenn du nur für 25 oder 50 Minuten einlädst – und du hast die Chance, auf aufmerksame Teilnehmer.
  5. Die falschen Teilnehmer einladen.
    Gerade für bestimmte Entscheidungen braucht es bestimmte Leute. Wenn Sie nicht da sind, ist der ganze Termin nichts wert. Überleg dir am Besten vorher wen du brauchst und stell sicher, dass sie auch dabei sind. Oder verschieb den Termin.
  6. Teilnehmende verpflichtend einladen.
    Es macht einen großen Unterschied, ob Menschen irgendwo sein wollen oder sein müssen. Statt Teilnehmende verpflichtend einzuladen, versuche, deine Termine so attraktiv zu machen, dass die Teilnehmenden freiwillig kommen (sofern sie etwas beitragen können oder das Thema für sie relevant ist.).
  7. Zu viele Leute einladen.
    Ist vielleicht für dich einfacher, kostet viele Menschen einfach nur Zeit. Bringt im besten Falle nichts, im schlechtesten kommen die Leute zukünftig nicht mehr, wenn du sie wirkliche brauchst. Wenn du ein gutes Ziel definiert hast, kannst du leichter entscheiden, wenn du wirklich brauchst. Und wenn du wirklich viele einladen musst, reicht es nicht …
  8. Zu hoffen, dass sich bei mehr als 5 Leuten schon ein gutes Gespräch ergibt.
    Um es ganz klar zu sagen: Es ergibt sich nicht zufällig eine gute Diskussion mit mehr als 5 Teilnehmern, die das gewünschte Ergebnis liefert. Genau dafür gibt es einen Moderator, der einen Rahmen schafft, in dem gute Interaktion passieren kann. Wenn es mehr Teilnehmer sind, kannst du Break-Out Räume verwenden und später wieder alle zusammenbringen. Oder in Stille alle gemeinsam am Whiteboard eine Lösung entstehen lassen. Egal was, gestalte den Rahmen, in dem der Austausch stattfindet. Gerade in großen Meetings steht und fällt der Erfolg mit der Moderation. Füll’ die Rolle aus oder sorg dafür, dass es jemand anders macht.
  9. Monotonie im Ablauf.
    Mach nach 10 Minuten, spätestens 15 Minuten einen Methoden-Wechsel. Mindestens ein anderer Redner, idealerweise aber methodisch etwas ganz anderes. War eben ein Vortrag, kannst du beispielsweise nach 15 Minuten eine Interaktion einbauen oder einfach eine Frage stellen, die im Chat beantwortet werden soll.
  10. Zu viele externe Plattformen nutzen.
    Es gibt ganz viele tolle Plattformen und fancy tools, die ein Meeting spannender machen können. Nicht jeder ist mit ihnen so vertraut wie du. Ganz leicht kann es hier zu einer Überforderung der Teilnehmer durch zu viele unbekannte Tools und Funktionen kommen. Und damit erreichst du dann das Gegenteil von dem, was du eigentlich wolltest, eine gute Meeting-Erfahrung. Weniger ist mehr.
  11. Tools follow content – und nicht andersrum.
    Bevor du ein neues Tool einsetzt oder eine neue Funktionalität, frag dich lieber, ob sie wirklich zum Ablauf passt oder ob es dir eigentlich nur darum geht, die Funktion zu nutzen. Meistens führt das zu nichts gutem. Andersrum dafür schon – erst die Frage beantworten “Was will ich erreichen?” und dann dafür das passende Tool auswählen. Auch wenn das im Zweifel bedeutet, dass ein Tool, dass du total toll findest, erst in einem späteren Meeting zum Einsatz kommt.
  12. Den Termin so zu designen, dass alle die ganze Zeit auf den Bildschirm starren müssen.
    Die Augen und Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer werden es dir danken, wenn du Elemente einbaust, die nicht die ganze Zeit den Blick auf den Bildschirm erfordern. Wenn es viel Text gibt, schick ihn vorher rum.

Verhalten als Moderator

  1. Nicht Pünktlich anfangen
    Wenn du nicht pünktlich anfängst, belohnst du die, die zu spät kommen. Fang einfach pünktlich an, es wird sich rumsprechen. 20 Ideen, wie ein guter Start gelingen kann, findest du hier.
  2. Meetingregeln nicht besprechen.
    Natürlich kennen die meisten die grundlegenden Regeln. Wenn du sie aber zu Beginn nochmal präsent machst, dann sind sie genau das: präsent. Und damit ist es für dich viel leichter, im Verlauf des Meetings hinzuweisen, dass gerade irgendwas nicht passt.
  3. Ziel geheim halten.
    Genau wie mit den Regeln ist es auch mit dem Ziel: Sag es deinen Teilnehmern einfach, dann könnt ihr es auch gemeinsam erreichen. Und wenn du es nicht sagen kannst, weil du es nicht genau weißt, ist das der perfekte Indiz, dass du das Meeting absagen solltest.
  4. Nicht endende Meetings.
    Jeder kennt sie, jeder hasst sie. Überleg dir vorher, was du erreichen willst und dann arbeite auch konsequent darauf hin. Es gibt keinen Grund, die Zeit der Kollegen länger als geplant zu beanspruchen, nur weil du es nicht hinbekommst, das Meeting zu fokussieren. Klingt hart, ist aber so.
  5. Ohne Pause durchmachen.
  6. Wenn Euer Meeting wirklich länger als eine Stunde gehen muss, plan nach 45 Minuten eine Pause ein. Mindestens 5 Minuten wirkliche Pause. Und wenn du die Teilnehmer dann noch aufforderst, keine emails zu lesen, sondern aufzustehen und sich zu bewegen, dann stehen die Chancen gut, dass es eine richtige Pause wird.
  7. Keine Doku erstellen.
    Gerade im virtuellen ist Erinnnerung schwieriger, weil sich alles gleich anfühlt. Wenn du eine Doku machst, können alle die Inhalte nochmal nachvollziehen, selbst die Kollegen, die nicht dabei waren.
  8. Erwarten, dass alle die ganze Zeit teilnehmen.
    Oft gibt es Meetings, da wird ein Kollege nur für einen Agendapunkt benötigt. Was spricht dagegen, sie nur für diesen Agendapunkt einzuladen?
  9. Eine bereits existierende Präsentation verwenden
    Effizienz und Recycling von Folien ist eine charmante Sache, aber nur für den Recycler. Hilfreicher ist es zu überlegen, vom Ziel her zu kommen. Welche Folien helfen mir dabei, das Ziel zu erreichen? Sämtliche Folien, die für einen anderen Teilnehmerkreis entstanden sind, sind es ziemlich sicher nicht. Mag für dich ein bisschen mehr Arbeit im Vorfeld sein, dafür wirst damit belohnt, dass viel mehr in den Köpfen hängen bleibt. Und das ist doch dein eigentliches Ziel, oder?
  10. Überfüllte Powerpointfolien, Schriftgröße 12 .
    … und dann am besten noch etwas ganz anderes erzählen, als das was drauf steht, weil „lesen kann ja jeder selbst“. Richtig, aber nicht beides gleichzeitig. Mach diesen Fehler in online Meetings nicht und mach lieber Folien, die dein gesagtes unterstützen.
  11. Nicht über die Erwartungen sprechen. Danke, Dr. Philipp Diebold .
    Meistens denkt man, man kennt die Erwartungen der anderen. Erfahrungswert: Ist fast nie so. Deshalb können ein paar Minuten zu Beginn, in denen ihr über Erwartungen sprecht, gut investierte Zeit sein.
  12. Zu glauben, dass es reicht, Dinge nur einmal sagen zu müssen. Danke, Franziska Wiebel, PhD
    Das würde im Umkehrschluss bedeuten, dass du es völlig klar, eindeutig und unmissverständlich formuliert hast und das alle die ganze Zeit aufmerksam waren. Auch hier der Erfahrungswert: Das ist fast nie so. Gerade wenn es um Handlungsanweisungen, Einladungen oder “Instruktionen” geht, geht oft viel verloren – sag es mehrmals oder schreib sie auf und erklär sie.
  13. Direkt ans Eingemachte – ohne zu sehen und zu wissen, wie es den anderen gerade geht. Danke, Jacob Chromy
    Mach einfach einen Check-In. Dauert nicht lange und verändert viel. Hier kannst du dir z.B. 20 Check-Ins abonnieren, jeden Tag eine neue Idee in dein Mailpostfach für einen guten Meetingstart.
  14. Pausen nicht aushalten. Danke, Gesine Engelage-Meyer 
    Wenn du eine Frage gestellt hast, dann solltest du den Teilnehmenden auch die Chance geben, über eine Antwort nachzudenken. Auch wenn sich das für dich als Moderator komisch anfühlt. Aber es lässt sich lernen, Stille auszuhalten.
  15. Zu Erwarten, dass Erkenntnisse vom Himmel fallen. Danke, Janina Weingarth  
    Erkenntnisbildung braucht Zeit, und manchmal braucht es vor allem etwas ungeplantes. Bei aller planerischen Arbeit – wenn du merkst, dass die Gruppe gerade etwas anderes braucht, kann es sich lohnen, auch mal vom Plan abzuweichen. Gute Meetings machen heisst nicht, an einer vorgegeben Struktur panisch festhalten. Wenn es zur Zielerreichung eine Änderung braucht mach sie. Oder plan einfach von vorneherein genug Zeit für diese Phasen ein.
  16. Keinen guten Abschluss zu machen. Danke, Sonja Jacinto.
    Zu viel Zeit für ungeplantes drauf gegangen? Technikprobleme am Anfang? Nicht alle dagewesen? Rausgeflogen? Plan einfach einen Puffer ein und sorg dafür, dass diese wichtige Teil des Meetings auch wirklich stattfindet.
  17. Eine offene Frage stellen und erwarten, dass sie von allen beantwortet wird. Danke, Kirsty Lewis 
    Das funktioniert schlicht nicht im virtuellen Raum. Gib einen Rahmen vor, in dem du z.B. Teilnehmenden konkret mit Namen ansprichst.
  18. Zu erwarten, dass jeder mit der Technik vertraut ist.
    Wenn das nicht klar ist, biete 15 Minuten vorher einen Technik Einblick an. Wenn keiner kommt, kannst du dir sicher sein, das die Tools bekannt sind – und es nicht an den technischen Kenntnissen scheitern wird.
  19. Lange Präsentation und Monologe zulassenDarijo Višević  
    Was für dich gilt, gilt natürlich für alle Teilnehmenden – lange Monologe und eintönige Präsentationen bringen keinen weiter. Sorg dafür, dass die Redezeit begrenzt und Menschen gute Präsentationen mit ins Meeting bringen.

Fehler als Teilnehmender in online Meetings

  1. Pausen für emails nutzen.
    Pausen sind keine Pausen, wenn du deine emails checkst. Dann sind sie sogar kontraproduktiv, weil statt Erholung dein Hirn einen Kontextswitsch hinbekommen muss.
  2. Bewerten statt hinterfragen.
    Wenn wir etwas nicht verstehen oder nachvollziehen können, neigen wir dazu, es direkt als schlecht zu bewerten. Wie wäre es, stattdessen einfach neugierig zu hinterfragen, warum der Kollege dieser Meinung ist oder diesen Vorschlag entwickelt hat?
  3. Zu spät kommen und dann Probleme mit der Technik haben. Danke, Marc Löffler
    Das nervt. Und ist respektlos. Wenn du schon zu spät kommen willst, dann tu es geräuschlos und so, dass die anderen nicht gestört werden.
  4. In ein für dich neues Tool erst pünktlich zum Meetingstart einwählen. Danke, Stefan Hoch  
    Wenn du es nicht kennst und voher nie genutzt hast, fang 5 Minuten vorher an. Oder 15 Minuten. Irgendwas unvorhergesehens kann immer passieren.
  5. Am Tablet sitzen wenn klar ist, das Boards genutzt werden . Danke, Dominique Feurich
    Die meisten virtuellen Boards funktionieren dort einfach nicht so gut. Und wenn es nicht so gut funktioniert, kannst du auch nicht richtig mitarbeiten.
  6. Das Mikro die ganze Zeit aktiv lassen. Danke, Pia Moberg  
    Keiner will deine Hintergrundgeräusche hören. Wirklich keiner. Ein bisschen Disziplin und freundliches darauf hinweisen, wenn es jemand vergessen hat, hilft.
  7. “Du bist noch stumm”. Danke, Simone Kunisch
    Das passiert ständig und manchmal neigen wir zu einem genervten “Du bist noch stumm”. Überlegt Euch doch irgendwas nettes, um den Sprecher darauf hinzuweisen. Zu einen ist es einfach netter, zum anderen bringt es etwas Abwechslung in das Meeting.
  8. Ablenken lassen. Danke, Luisa Ziemer 
    Die Verlockung ist groß, aber nebenbei Gespräche führen, emails lesen oder surfen, all das ist möglich. Die Frage ist, ob es eine gute Idee ist, sich ablenken zu lassen. Wäre es nicht besser, bewusst zu entscheiden, wo du aktiv teilnehmen möchtest? Und zu allen anderen Meetings gar nicht erst zu gehen?
  9. Gedanklich woanders sein. Danke, Sabine Kluge 
    Wie wäre es, ein Meeting als eine Trainingseinheit in Konzentration und Fokussierung zu sehen? Und wenn das Meeting schlecht ist, als Grundlage für viele Ideen, was man beim nächsten Mal besser machen könnte?
  10. Meetings weniger ernst nehmen, weil sie “nur virtuell sind. Danke, Harald Schirmer  
    Virtuelle Dinge sind für viele “nicht echt”. Vielleicht sollten wir einfach von Meetings sprechen.

Kamera – eine Fehler in Online-Meetings

  1. Kamera-Pflicht – ja, es ist schön, die anderen zu sehen. Aber Bewegung und frische Luft ist auch schön – nutzt die Meetings, die sich dafür anbieten um nebenbei spazieren zu gehen.
  2. Kamera aus – wenn ihr schon nicht in einem Raum seid, dann macht wenigstens die Kamera an. Danke, Dr. Philipp Diebold 
  3. Kamera immer an – nichts ist nerviger, als den ganzen Tag zu versuchen, intelligent vor der Kamera zu wirken. Die Kamera muss nicht immer an sein.
  4. Schlechtes Licht – Heiligenschein durch Fenster im Hintergrund oder Darth Vader? Gutes Licht ist nicht aufwendig, aber so hilfreich. Danke, Paula Gamboa Acevedo  
  5. Kamera zu weit unten – es wirkt, als würdest du auf den Leute herabschauen, ob du willst oder nicht. Lösung? Kamera auf Augenhöhe. Danke, André Brüggemann  
  6. In großen Meetings die Kamera anlassen, obwohl man nicht spricht.
    Das geht oft ziemlich auf die Bandbreite und Qualität des Meetings. Lass sie lieber aus.

Ganz grundsätzliche Fehler bei online Meetings.

  1. „Online“ dafür verantwortlich machen, dass nichts raus kam. Danke, Dov Tsal
    Im Zweifel lag es an der mangelnden Vorbereitung, dem fehlenden Ziel, schlechter Moderation,…. Es liegt quasi nie an der Tatsache, dass es online war. Das ist nur eine Ausrede.
  2. Annehmen, dass virtuelle Meetings genauso funktionieren wie physische. Danke, Thomas Lahnthaler.
    Die grundlegenden Erfolgsfaktoren sind die selben, aber gibt gibt eben noch mehr. Dazu unten mehr.
  3. Offlineformate online weiterführen.
    Offline hat Stärken, Online hat andere Stärken. Wenn du Offlineformate online weiterführst, nutzt du weder die Stärken den einen noch des anderen und es wird einfach nicht gut. Denk deine Termine neue – und nutz die dir zur Verfügung stehenden Möglichkeiten.
  4. Ein Meeting nach dem anderen machen, der Meeting-Marathon. Danke, Steffen Oehme  
    Wenn zwischen Meetings keine Zeit zum denken, verarbeiten und erholen bleibt, bleiben auch die Inhalte auf der Strecke.
  5. Zu viele Meetings machen. Danke, Martin Schenkenberger
    Irgendwann sind alle müde, #zoomfatigue lässt grüßen. Lieber weniger und dafür einfach gute Meetings.
  6. Wir sollten uns mal treffen-Meetings einfach lassen – wenn du kein klares Ziel benennen kannst für dein Meeting, dann sag es ab. Oder macht euch vorher klar, dass es einfach ein virtueller Kaffee ist.
  7. Mittagspause in Meetings verbringen
    Wenn du deine Mittagspause als einen Termin siehst, der nicht verschiebbar und verhandelbar ist, bist du fitter für alle folgenden Aktivitäten.
  8. Alles im Meeting klären wollen. Danke, Dagmar Bott.
    Die meisten Inhalte müssten nicht in einem Meeting besprochen werden. Überleg dir vorher, welche das sind und klär sie auf anderem Wege.
  9. Sich nur online treffen. Danke, Susanne Busshart.
    Wenn irgendwie möglich, versucht euch auch mal richtig zu treffen. Vor allem bei Kollegen, die man noch nicht live kennt.

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