Im letzten Jahr haben wir alle Routine in der Online-Welt gesammelt, sind teilweise in die hybride Meetingwelt vorgestoßen. Wie immer bei neuen Sachen sind Fehler passiert. Fehler in Online Meetings, Fehler in hybriden Meetings. Manche Fehler sind neu, manche scheint es einfach immer zu geben. Egal aus welcher Kategorie – es sind Fehler, aus denen wir alle lernen und somit noch bessere Meetings machen können.
Damit es übersichtlich bleibt, kommen die Fehler samt Alternativen, was du statt dessen machen kannst, in fünf Kategorien.
- Fehlende oder unpassende Vorbereitung
- Verhalten als Moderator
- Verhalten als Teilnehmender
- Umgang mit der Kamera
- Grundsätzliche Fehler bei Online-Meetings
Wenn auch Du zu den Menschen gehören willst, die dieses Jahr bessere Meetings machen wollen: Such Dir einen Fehler raus und versuche, ihn im nächsten Meeting nicht zu machen. Und wenn das geklappt hat, nimm den nächsten in Angriff. Wenn du dich konkret für hybride Meetings interessierst > Hybride Meetings – 5 Dinge, wie du sie zum Erfolg führst
Fehlende oder unpassende Vorbereitung
- Kein klares Ziel definieren.
Evergreen-Fehler No. 1. Passiert immer und immer wieder und nicht nur in Online-Meetings. Dabei ist es eigentlich ganz einfach: Wenn das Ziel nicht klar ist, kannst du es auch nicht erreichen. Meistens reicht die Antwort auf diese drei Fragen für eine Meeting-Vorbereitung aus, um die Erfolgsaussichten zu steigern. - Gar keine Vorbereitung machen und Gedanken erst im Meeting sortieren.
Wenn du keine Zeit hast, ein Meeting vorzubereiten, dann sag es ab. Es ist eine Zumutung, andere dazu zu nötigen, dir beim Gedanken sortieren zuschauen zu müssen und ihre Zeit dafür zu verschwenden. Ganz abgesehen davon, dass die Chancen auf ein erfolgreiches Ergebnis ohne Vorbereitung extrem sinken. Im Artikel „Wie du schnell und einfach eine gute Vorbereitung machst“ steht alles drin, was du wissen musst. - Für eine volle Stunde einladen.
Ein Meeting nach dem anderen laugt aus und senkt die Produktivität. Deine Kollegen werden es dir danken, wenn du nur für 25 oder 50 Minuten einlädst – und du hast die Chance auf aufmerksame Teilnehmer. In Outlook gibt es eine Funktion, in der du die Meetingzeit standardmäßig darauf einstellen kannst, zu finden unter Optionen > Kalender > Verkürzen von Besprechungen. - Zu viele Leute einladen.
Ist vielleicht einfacher für dich, kostet viele Menschen aber einfach nur Zeit. Und es bringt im besten Falle nichts, im schlechtesten kommen die Leute zukünftig nicht mehr, wenn du sie wirkliche brauchst. Wenn du ein gutes Ziel definiert hast, kannst du leichter entscheiden, wen du wirklich brauchst. Im Blog-Beitrag Pommes mit Ketchup: Die Kunst, die richtigen Teilnehmer auszuwählen habe ich mich ausführlicher zu diesem Thema ausgelassen. - Die falschen Teilnehmer einladen.
Gerade für bestimmte Entscheidungen braucht es bestimmte Leute. Wenn sie nicht da sind, ist der ganze Termin nichts wert. Überleg dir am besten vorher, wen du brauchst und stell sicher, dass sie auch dabei sind. Oder verschieb den Termin. Gleichzeitig kann es hilfreich sein, Kolleg:innen nur für einen bestimmten Agendapunkt einzuladen. - Zu hoffen, dass sich bei mehr als 5 Leuten schon ein gutes Gespräch ergibt.
Um es ganz klar zu sagen: Es ergibt sich nicht zufällig eine gute Diskussion mit mehr als 5 Teilnehmern, die das gewünschte Ergebnis liefert. Das ist in vor Ort Meetings schon so, und erst recht bei online oder hybriden Meetings. Genau dafür gibt es einen Moderator, der einen Rahmen schafft, in dem gute Interaktion passieren kann. Wenn es viele Teilnehmende sind, kannst du Break-Out Räume verwenden und später wieder alle zusammenbringen. Oder in Stille alle gemeinsam am Whiteboard eine Lösung entstehen lassen. Egal was, gestalte den Rahmen, in dem der Austausch stattfindet. Gerade in großen Meetings steht und fällt der Erfolg mit der Moderation. Füll die Rolle aus oder sorg dafür, dass es jemand anders macht. In unserem Buch „Mit hybriden Teams mehr erreichen“, gibt es u.a. viele Praxistipps und Methoden für alle Meetingarten. - Monotonie im Ablauf.
Mach nach 10 Minuten, spätestens 15 Minuten einen Methoden-Wechsel. Mindestens ein anderer Redner, idealerweise aber methodisch etwas ganz anderes. War eben ein Vortrag, kannst du beispielsweise nach 15 Minuten eine Interaktion einbauen oder einfach eine Frage stellen, die im Chat beantwortet werden soll. - Zu viele externe Plattformen nutzen.
Es gibt ganz viele tolle Plattformen und „fancy Tools“, mit denen du ein Meeting spannender machen kannst. Die bekannteste ist wahrscheinlich menti.com. Wenn du allerdings mehr als eine Plattform in einem Meeting einsetzt, kann es leicht zu einer Überforderung der Teilnehmenden kommen. Lieber eine und die umfassender. Denn sonst erreichst du das Gegenteil von dem, was du eigentlich wolltest. Weniger ist mehr. - Tools follow content – und nicht andersrum.
Bevor du ein neues Tool einsetzt oder eine neue Funktionalität, frag dich lieber, ob sie wirklich zum Ablauf passt oder ob es dir eigentlich nur darum geht, die Funktion zu nutzen. Erst die Frage beantworten „Was will ich erreichen?“ und dann dafür das passende Tool auswählen. Auch wenn das im Zweifel bedeutet, dass ein Tool, dass du total toll findest, erst in einem späteren Meeting zum Einsatz kommt. Ich hab schon Agenda-Entwürfe gesehen, da stand einfach „Break-Outs 30 Min“ drauf, weil der Organisator diese in einem anderen Meeting als hilfreich empfunden hat. Keine gute Idee. - Externe Boards überladen.
Die meisten externen Whiteboards werden sehr langsam, wenn du viele Bilder oder Handgeschriebenes hinzufügst. Ein bewusstes Abwägen zwischen Schönheit und Geschwindigkeit hilft oftmals. - Den Termin so zu designen, dass alle die ganze Zeit auf den Bildschirm starren müssen.
Die Augen und Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer werden es dir danken, wenn du Elemente einbaust, die nicht die ganze Zeit den Blick auf den Bildschirm erfordern. Wenn es viel Text gibt, schick ihn vorher rum. Und wenn es Phasen gibt, wo einfach zuhören völlig ausreicht, kannst du alle bitten aufzustehen und dabei rumzulaufen.
Verhalten als Moderator
- Nicht pünktlich anfangen.
Wenn du nicht pünktlich anfängst, belohnst du die, die zu spät kommen. Fang einfach pünktlich an, es wird sich rumsprechen und die Menschen pünktlicher kommen. - Meetingregeln nicht besprechen.
Natürlich kennen die meisten die grundlegenden Regeln. Wenn du sie aber zu Beginn nochmal präsent machst, dann sind sie genau das: präsent. Und damit ist es für dich viel leichter, im Verlauf des Meetings hinzuweisen, wenn gerade irgendwas nicht passt. Eine Favoriten-Regel – keine Monologe, die länger dauern als 2 Minuten. Und für hybride Meetings hat sich bewährt: Remoties first und keine Seitengespräche im Raum. - Ziel geheim halten.
Genau wie mit den Regeln ist es auch mit dem Ziel: Sag es deinen Teilnehmenden einfach. Dann könnt ihr es auch gemeinsam erreichen. Und wenn du es nicht sagen kannst, weil du es nicht genau weißt… Dann sag das Meeting ab. Je klarer du mit deinem Ziel bist, desto größer sind die Chancen, dass es ein Erfolg wird. - Nicht endende Meetings.
Jeder kennt sie, jeder hasst sie. Überleg dir vorher, was du erreichen willst und dann arbeite auch konsequent darauf hin. Es gibt keinen Grund, die Zeit der Kollegen länger als geplant zu beanspruchen, nur weil du es nicht hinbekommst, das Meeting zu fokussieren. Klingt hart, ist aber so. - Ohne Pause durchmachen.
Wenn Euer Meeting wirklich länger als eine Stunde gehen muss, plant nach 45 Minuten eine Pause ein. Mindestens 5 Minuten wirkliche Pause. Und wenn du die Teilnehmer dann noch aufforderst, keine Emails zu lesen, sondern aufzustehen und sich zu bewegen, dann stehen die Chancen gut, dass es eine richtige Pause wird. - Keine Doku erstellen.
Gerade im virtuellen ist Erinnerung schwieriger, weil sich alles gleich anfühlt. Wenn du eine Doku machst, können alle die Inhalte nochmal nachvollziehen, selbst die Kollegen, die nicht dabei waren. Und dabei geht es mehr um die Inhalte (Was war wirklich wichtig?), als um Prozessdoku „…und dann haben wir über xy geredet“. - Erwarten, dass alle die ganze Zeit teilnehmen.
Oft gibt es Meetings, da wird ein Kollege nur für einen Agendapunkt benötigt. Was spricht dagegen, sie oder ihn nur für diesen Agendapunkt einzuladen? Außer einem „Das haben wir noch nicht gemacht“ meistens nichts. - Eine bereits existierende Präsentation verwenden.
Effizienz und Recycling von Folien ist eine charmante Sache, aber nur für den Recycler. Deutlich hilfreicher für alle ist eine gute Antwort auf die Frage: „Welche Folien helfen mir dabei, das Ziel zu erreichen?“ Sämtliche Folien, die für einen anderen Teilnehmerkreis entstanden sind, sind es ziemlich sicher nicht. Mag für dich ein bisschen mehr Arbeit im Vorfeld sein, dafür wirst du damit belohnt, dass viel mehr in den Köpfen hängen bleibt. Und das ist doch dein eigentliches Ziel, oder? - Nicht über die Erwartungen sprechen.
Meistens denkt man, man kennt die Erwartungen der anderen. Erfahrungswert: Ist fast nie so. Deshalb können ein paar Minuten zu Beginn, in denen ihr über Erwartungen an das Meeting sprecht, gut investierte Zeit sein. - Zu glauben, dass es reicht, Dinge nur einmal sagen zu müssen.
Das würde im Umkehrschluss bedeuten, dass du es völlig klar, eindeutig und unmissverständlich formuliert hast und das alle die ganze Zeit aufmerksam waren. Auch hier der Erfahrungswert: Ist auch fast nie so. Gerade wenn es um Handlungsanweisungen, Einladungen oder „Instruktionen“ geht, geht oft viel verloren – sag es mehrmals oder schreib sie auf. - Direkt ans Eingemachte – ohne zu sehen und zu wissen, wie es den anderen gerade geht.
Ein guter Meetingstart mit einem Check-In dauert nicht lange und verändert viel. Es stärkt die persönliche Beziehung und jeder hat schonmal was gesagt. Ein guter Ausgangspunkt für ein erfolgreiches Meeting. 20 Check-In Ideen für einen guten Start. - Stille nicht aushalten.
Wenn du eine Frage gestellt hast, dann solltest du den Teilnehmenden auch die Chance geben, über eine Antwort nachzudenken – in Ruhe. Auch wenn sich das für dich als Moderator komisch anfühlt. Wenn die ganze Zeit jemand redet, kann man nicht zuhören. Oder nicht denken. Das gute – du kannst es lernen, Stille auszuhalten. Übung macht den Meister. - Zu erwarten, dass Erkenntnisse vom Himmel fallen.
Erkenntnisbildung braucht Zeit, und manchmal braucht es vor allem etwas Ungeplantes. Bei aller planerischen Arbeit – wenn du merkst, dass die Gruppe gerade etwas anderes braucht, kann es sich lohnen, auch mal vom Plan abzuweichen. Gute Meetings machen heißt nicht, an einer vorgegeben Struktur sklavisch festhalten. Wenn es zur Zielerreichung eine Änderung braucht, mach sie. Oder plan einfach von vorne herein genug Zeit für diese Phasen ein. - Eine offene Frage stellen und erwarten, dass sie von allen beantwortet wird.
Das funktioniert schlicht nicht im virtuellen Raum und führt zu unangenehmen Situationen. Als Moderator solltest du einen Rahmen vorgeben, der funktioniert. Z.B. die Teilnehmenden konkret mit Namen ansprechen oder die Frage in Break-Out Räume geben. - Zu erwarten, dass jeder mit der Technik vertraut ist.
Wenn du nicht weißt, wie viel Erfahrung deine Teilnehmer mit der Technik haben, kannst du 15 Minuten vorher einen Technik-Check anbieten. Kostet dich nicht viel Zeit, zeigt aber dein Interesse an den Teilnehmern – und daran, dass es ein gutes Meeting wird. Wenn es sich um ein hybrides Meeting handelt, solltest auch du dir vorher genug Zeit einplanen. Auch wenn ein hybrides Meeting nicht nur Technik ist, ohne Technik ist es nichts. - Überfüllte Powerpointfolien, Schriftgröße 12 …
… und dann am besten noch etwas ganz anderes erzählen, als das was drauf steht, weil „lesen kann ja jeder selbst“. Richtig, aber nicht beides gleichzeitig. Mach diesen Fehler in Online-Meetings nicht und mach lieber Folien, die dein Gesagtes unterstützen. Deine Doku-Folien kannst du im Vorfeld allen zur Verfügung stellen, dann bleibt im Meeting mehr Zeit für Austausch (asynchrones Arbeiten!) - Lange Präsentation und Monologe zulassen.
Was für dich gilt, gilt natürlich für alle Teilnehmenden – lange Monologe und eintönige Präsentationen bringen keinen weiter. Sorg dafür, dass die Redezeit der Einzelnen begrenzt ist und Menschen gute (!) Präsentationen mit ins Meeting bringen. - Keinen guten Abschluss zu machen.
Zu viel Zeit für ungeplantes drauf gegangen? Technikprobleme am Anfang? Nicht alle dagewesen? Rausgeflogen? Egal was es für Gründe gibt, warum ihr aus dem Zeitplan lauft. Die letzten 5 Minuten sollten immer einem guten Abschluss gehören.
Fehler als Teilnehmender in Online Meetings
- Pausen für Emails nutzen.
Pausen sind keine Pausen, wenn du deine Emails checkst. Dann sind sie sogar kontraproduktiv, weil statt Erholung dein Hirn einen Kontextswitch hinbekommen muss. - Bewerten statt hinterfragen.
Wenn wir etwas nicht verstehen oder nachvollziehen können, neigen wir dazu, es direkt als schlecht zu bewerten. Wie wäre es, stattdessen einfach neugierig zu hinterfragen, warum der Kollege dieser Meinung ist oder diesen Vorschlag entwickelt hat? - Zu spät kommen und dann Probleme mit der Technik haben.
Das nervt. Und ist respektlos. Wenn du schon zu spät kommen willst, dann tu es geräuschlos, behalt dein „ich bin nicht reingekommen“ für dich und komm so rein, dass die anderen nicht gestört werden. - In ein für dich neues Tool erst pünktlich zum Meetingstart einwählen.
Wenn du es nicht kennst und vorher nie genutzt hast, fang 5 Minuten vorher an. Oder 15 Minuten. Irgendwas Unvorhergesehenes kann immer passieren. - Am Tablet sitzen, wenn klar ist, dass Boards genutzt werden.
Die meisten virtuellen Boards funktionieren dort einfach nicht so gut. Und wenn es nicht so gut funktioniert, kannst du auch nicht richtig mitarbeiten. - Das Mikro die ganze Zeit aktiv lassen.
Keiner will deine Hintergrundgeräusche hören. Wirklich keiner. Ein bisschen Disziplin und freundliches darauf hinweisen, wenn es jemand vergessen hat, hilft. - „Du bist noch stumm“.
Das passiert ständig und manchmal neigen wir zu einem genervten „Du bist noch stumm“. Überlegt Euch doch irgendwas nettes, um den Sprecher darauf hinzuweisen. Ein bestimmte Geste, etwas Handgeschriebenes, das ihr in die Kamera haltet. Zum einen ist es einfach netter, zum anderen bringt es etwas Abwechslung in das Meeting. - Ablenken lassen.
Die Verlockung ist groß, nebenbei Gespräche führen, Emails lesen oder surfen, all das ist möglich. Die Frage ist, ob es eine gute Idee ist, sich ablenken zu lassen. Wäre es nicht besser, bewusst zu entscheiden, wo du aktiv teilnehmen möchtest? Und zu allen anderen Meetings gar nicht erst zu gehen? - Gedanklich woanders sein.
Wie wäre es, ein Meeting als eine Trainingseinheit in Konzentration und Fokussierung zu sehen? Und wenn das Meeting schlecht ist, es als Grundlage für viele Ideen zu nutzen, was du beim nächsten Mal in der Rolle als Moderator besser machen könntest? Oder deine Ideen im Nachgang wertschätzend mit dem Moderator teilen? - Meetings weniger ernst nehmen, weil sie „nur“ virtuell sind.
Virtuelle Dinge sind für viele „nicht echt“. Vielleicht sollten wir einfach von Meetings sprechen.
Kameranutzung – ein häufiger Fehler in Online Meetings
- Kamera-Pflicht.
Ja, es ist schön, die anderen zu sehen. Aber Bewegung und frische Luft ist auch schön – nutzt die Meetings, die sich dafür anbieten um nebenbei spazieren zu gehen. - Kamera aus.
Wenn ihr schon nicht in einem Raum seid, dann macht wenigstens die Kamera an. - Kamera immer an.
Nichts ist nerviger, als den ganzen Tag zu versuchen, intelligent vor der Kamera zu wirken. Die Kamera muss nicht immer an sein. Die drei letzten Punkte wiedersprechen sich? Nicht unbedingt. Ihr könnt auch nur zu Beginn und zum Abschluss die Kamera einschalten, oder wenn ihr redet, oder präsentiert. Es gibt kein richtig und kein falsch, es gibt nur für eine bestimmte Situation ein Setting, das gut passt. - Schlechtes Licht.
Heiligenschein durch Fenster im Hintergrund oder Darth Vader? Gutes Licht ist nicht aufwendig, aber so hilfreich. Die günstigste Variante: Blick aus dem Fenster, denn das führt dazu, dass du ziemlich gleichmäßig ausgeleuchtet bist. - Kamera zu weit unten.
Es wirkt, als würdest du auf den Leute herabschauen, ob du willst oder nicht. Lösung? Kamera auf Augenhöhe. - In großen Meetings die Kamera anlassen, obwohl man nicht spricht.
Das geht oft ziemlich auf die Bandbreite und Qualität des Meetings. Probiert es aus, ob es eine gute Idee ist. Im Zweifel lass sie lieber aus.
Ganz grundsätzliche Fehler in Online-Meetings.
- „Online“ dafür verantwortlich machen, dass nichts raus kam.
Im Zweifel lag es an der mangelnden Vorbereitung, dem fehlenden Ziel, schlechter Moderation,… . Es liegt quasi nie an der Tatsache, dass es online war. Das ist nur eine Ausrede. - Annehmen, dass virtuelle Meetings genauso funktionieren wie physische.
Die grundlegenden Erfolgsfaktoren sind die selben, aber es gibt eben noch mehr. Virtuelle Möglichkeiten nutzen (Chat, Whiteboard, Break Out), schnellerer Methodenwechsel gegen Müdigkeit,… - Offlineformate online weiterführen.
Offline hat Stärken, online hat andere Stärken. Wenn du Offlineformate online weiterführst, nutzt du weder die Stärken des einen noch des anderen und es wird einfach nicht gut. Denk deine Termine neu – und nutz die dir zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. - Ein Meeting nach dem anderen machen, der Meeting-Marathon.
Wenn zwischen Meetings keine Zeit zum Denken, Verarbeiten und Erholen bleibt, bleiben auch die Inhalte auf der Strecke. - Zu viele Meetings machen.
Irgendwann sind alle müde, #zoomfatigue lässt grüßen. Lieber weniger und dafür einfach gute Meetings. - „Wir sollten uns dazu mal austauschen-Meetings“ einfach lassen – wenn du kein klares Ziel benennen kannst für dein Meeting, dann sag es ab. Oder macht euch vorher klar, dass es einfach ein virtueller Kaffee ist.
- Mittagspause in Meetings verbringen.
Wenn du deine Mittagspause als einen Termin siehst, der nicht verschiebbar und verhandelbar ist, bist du fitter für alle folgenden Aktivitäten. - Alles im Meeting klären wollen.
Die meisten Inhalte müssten nicht in einem Meeting besprochen werden. Überleg dir vorher, welche nicht unbedingt in ein Meeting gehören und klär sie auf anderem Wege. - Sich nur online treffen.
Wenn irgendwie möglich, versucht euch auch mal richtig zu treffen. Vor allem bei Kollegen, die man noch nicht live kennt. Ich war neulich mit einer Kollegen spazieren. Das war toll! - Immer alles alleine machen wollen.
Nur weil du ein Meeting organisierst, heißt das nicht, dass du alles alleine machen musst. Wenn du dir unsicher bist, wie die das Ziel gut formulieren kannst, wie ihr etwas bestimmtes erreichen könnt. Frag die anderen. Niemand weiß alles. Als ich angefangen habe, diesen Artikel zu schreiben kam mir irgendwann der Gedanke – warum nicht mein Netzwerk fragen? Also habe ich 30 Leute nach ihrem einen Lieblingsfehler gefragt. Und ohne sie wäre der Artikel niemals so gut geworden.
Und, welchen Fehler versuchst du demnächst nicht mehr in Online-Meetings zu machen?
Ich hab sie übrigens alle gemacht. Jeden einzelnen. 😁
Ich schreibe regelmäßig über Dinge, die ich erlebe und wie sie dir dabei helfen können, bessere Meetings zu machen. Wenn Lust darauf hast, meld dich einfach hier an
Viel Spaß beim besser werden. Mach einfach.
Mach einfach gute Meetings.
Deine Sonja
PS: Für alle, deren Kollegen nicht so gerne lesen oder die noch mehr konkrete Ideen haben möchten –> den Artikel gibt es auch als Impulsvortrag. Auf die Fehler zugeschnitten, die Euch am Meisten nerven.
PPS: Das sind die Menschen, die zum Inhalt und Gelingen dieses Artikels beigetragen haben – DANKE! Alex Birke, André Brüggemann, Dagmar Bott, Darijo Višević, Dominique Feurich, Dov Tsal, Dr. Philipp Diebold, Felix Handler, Franziska Wiebel PhD, Gesine Engelage-Meyer, Harald Schirmer, Jacob Chromy, Jan-Marc Ehrmann, Janina Weingarth, Johannes Schartau, Julia Haug, Julian Kea, Kai Brausewetter, Kai-Marian Pukall, Kirsty Lewis, Luisa Ziemer, Marc Löffler, Martin Schenkenberger Paula Gamboa Acevedo, Pia Moberg, Sabine Kluge, Simone Kunisch, Sonja Jacinto, Stefan Hoch, Steffen Oehme, Susanne Busshart, Susanne Heiss, Thomas Lahnthaler, Ulrich Berger, Ute Lange.
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