Effektivere Meetings mit KI: So revolutionierst du deine Meeting-Kultur

Du sitzt in einem Meeting, schaust auf die Uhr und denkst: „Warum bin ich eigentlich hier?“ Ich könnte meine Zeit auch besser verwenden. In fast jeder Organisation sind es die gleiche Themen. Zu viele Meetings. Oder zu lang. Und dann noch wenig Ergebnis. Es reden immer nur dieselben… die Liste könnte ich noch ewig fortsetzen. Aber was, wenn es einen Weg gäbe, Meetings radikal zu verbessern – mit einem Tool, das du wahrscheinlich schon zur Hand hast? Zeit für effektivere Meetings mit KI.

Künstliche Intelligenz verändert gerade, wie wir arbeiten. Und während viele über Automatisierung und Effizienz sprechen, gibt es einen Bereich, der oft übersehen wird: unsere Meeting-Kultur. Dabei liegt hier ein riesiges Potenzial für Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung.

Die gute Nachricht: Früher war es viel schwieriger, Meetings besser zu machen. Jetzt gibt es mit KI ganz neue Möglichkeiten, auch für Meeting Newbies. Effektivere Meetings mit KI – in diesem Artikel steigen wir in die Grundlagen ein.

Lass uns gemeinsam entdecken, wie KI deine Meeting-Effizienz transformieren kann.

Die Meeting-Misere (und warum KI-gestützte Meetings helfen können)

In meinen Umfragen tauchen immer wieder die gleichen Schmerzpunkte auf:

„Es fehlt an klaren Zielen. Oft weiß keiner, warum wir eigentlich zusammensitzen.“

„Die immer gleichen Personen reden, andere kommen kaum zu Wort.“

„Wir diskutieren ewig, aber Entscheidungen werden keine getroffen.“

Künstliche Intelligenz kann bei all diesen Problemen helfen – wenn man weiß, wie. Sie macht deine Meetings nicht von alleine besser. Aber sie wird zu einem mächtigen Tool in deinem Meeting-Arsenal – wenn du verstehst, worauf es ankommt.

Die Meeting-Misere (und warum KI-gestützte Meetings helfen können)

In meinen Umfragen tauchen immer wieder die gleichen Schmerzpunkte auf:

„Es fehlt an klaren Zielen. Oft weiß keiner, warum wir eigentlich zusammensitzen.“

„Die immer gleichen Personen reden, andere kommen kaum zu Wort.“

„Wir diskutieren ewig, aber Entscheidungen werden keine getroffen.“

Künstliche Intelligenz kann bei all diesen Problemen helfen – wenn man weiß, wie. Sie macht deine Meetings nicht von alleine besser. Aber sie wird zu einem mächtigen Tool in deinem Meeting-Arsenal – wenn du verstehst, worauf es ankommt.

Welche Prinzipien machen KI-optimierte Meetings erfolgreicher?

Bevor wir praktisch werden, ein Grundprinzip, das uns alle weiterbringt:

KI-Antworten sind Denkanstöße, keine absolute Wahrheit.

Die Frage ist, mit welchem Anspruch wir auf die Antworten schauen. Gibt es nur perfekt oder für die Tonne? Die Antwort ist nein.

Was KI zurückgibt, als Inspiration und Ideen zu sehen, nicht als Ergebnis oder absolute Wahrheit, ist eines der wichtigsten Prinzipien für erfolgreiche Meeting-Optimierung.

Beispiel: Wenn die KI dir eine Meeting-Agenda vorschlägt, nimm sie als Startpunkt. Frag dich: Was passt zu meinem Team? Was fehlt? Was ist zu viel? Dann mach es zu DEINER Agenda.

Tipps, wie du dein Meeting gut vorbereitest, auch ohne KI findest du im Artikel Meeting-Vorbereitung für Gestresste: Wie du durch 3 Fragen dein Meeting souverän leiten wirst.

Vor dem Meeting: So nutzt du KI für die perfekte Meeting-Vorbereitung

Gute Meetings fangen mit einer guten Vorbereitung an. Und je klarer das Ziel eines Meetings, desto höher die Chance, es auch zu erreichen.

Wie kann KI Meeting-Ziele formulieren helfen?

Hier ein einfacher Einstieg: Frage die KI „Hilf mir, die Ziele für mein Meeting zu formulieren.“

Das ist natürlich ein sehr einfacher Prompt, der noch viel Potenzial hat. Aber es ist ein Anfang.

Ein viel stärkerer Prompt würde so aussehen:

Hilf mir, die Ziele für mein Meeting klar und präzise zu formulieren. Führe mich Schritt für Schritt durch den Prozess.

1️⃣ Meeting-Typ klären:
Welcher Typ von Meeting ist es? (z. B. Entscheidungsmeeting, Brainstorming, Status-Update)

2️⃣ Erwartetes Ergebnis definieren:
Welches Ergebnis soll am Ende des Meetings vorliegen?
Woran erkennen wir, dass das Meeting erfolgreich war?

...

Gute Ziele zu formulieren, ist einer der wichtigsten Anwendungsfälle, um effektivere Meetings mit KI zu erreichen.

Der komplette „Ziel-Präzisierung“-Prompt mit allen Schritten ist Teil meines kostenlosen E-Mail-Kurses „KI für bessere Meetings“. Dort lernst du auch, wie du von schwachen zu starken Prompts kommst. Hier kannst du dich kostenlos eintragen.

KI für die Meeting-Agenda-Erstellung nutzen

Eine strukturierte Agenda ist entscheidend für ein fokussiertes Meeting. Mit KI kannst du schnell eine maßgeschneiderte Agenda erstellen, die alle wichtigen Elemente enthält:

• Klare Zeitblöcke für jeden Agendapunkt
• Raum für Diskussion und Entscheidungsfindung
• Fest definierte Abschluss- und Zusammenfassungszeit

Während des Meetings: KI als unsichtbarer Meeting-Assistent

Im Meeting selbst gibt es verschiedene Möglichkeiten, KI sinnvoll einzusetzen:

Erkenntnisse live extrahieren und Meeting-Protokolle automatisieren

Statt hektisch mitzuschreiben, kannst du mit diesem Ansatz arbeiten:

1. Bei längeren Inputs über Word oder OneNote transkribieren
2. Transkript in die KI kopieren
3. Erkenntnisse extrahieren lassen

Hier ein vereinfachter Prompt für die Meeting-Dokumentation:

Extrahiere die 5 wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Text. 
Füge zu jedem Punkt 2-3 repräsentative Zitate hinzu.

Diesen grundlegenden Prompt kannst du natürlich noch weiter anpassen und verfeinern, je nachdem wie detailliert deine Meeting-Zusammenfassung sein soll.

Nach dem Meeting: Perfekte Meeting-Nachbereitung mit KI

Die Nachbereitung ist oft der Teil, der am meisten Zeit kostet und am wenigsten Wertschätzung bekommt. Hier kann künstliche Intelligenz enorm helfen, die Meeting-Produktivität zu steigern:

Meeting-Feedback einholen und auswerten

Stelle am Ende deines Meetings einfache Fragen wie:

• Was war dein Aha-Moment in dieser Session?
• Welche Kleinigkeit fandest du spannend?
• Wie würdest du diese Session in 1-2 Sätzen beschreiben?

Die Antworten kannst du dann mit KI auswerten lassen. So bekommst du nicht nur wertvolles Feedback, sondern auch konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen deiner Meeting-Kultur.

Protokolle erstellen, die tatsächlich gelesen werden

Statt langatmiger Protokolle ,die eh keiner liest, kann dir KI helfen, genau die Zusammenfassung zu erstellen, die ihr braucht. Die euch weiterbringt. Zum Beispiel die wichtigsten Punkte hervorheben, klare nächste Schritte definieren oder eine Zusammenfassung für jemanden schreiben, der nicht dabei war.

Das spart nicht nur Zeit bei der Erstellung, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer die Inhalte tatsächlich lesen und umsetzen. Und darum geht es ja bei Protokollen.

Häufige Fehler beim Einsatz von KI in Meetings

Es gibt ein paar typische Stolpersteine beim Einsatz von KI für Meetings:

Fehler Nr. 1: Zu allgemeine Prompts nutzen

Ein Prompt, der aus 5 Wörtern besteht, wird keine guten Antworten liefern. Wenn die KI keinen Kontext hat, nicht weiß, in welcher Rolle sie agieren soll, dann kommt auch nur allgemeines Blabla raus.

Fehler Nr. 2: KI-Antworten nicht hinterfragen

Viele Menschen übernehmen die KI-Vorschläge direkt, ohne sie kritisch zu betrachten. Je mehr du mit ChatGPT arbeitest, desto schlechter werden die Ergebnisse – daher solltest du regelmäßig die Qualität prüfen.

Fehler Nr. 3: Zu viele Anfragen auf einmal stellen

Wenn du der KI zu viele Aufgaben gleichzeitig gibst, wird sie überfordert. Wie bei Menschen eigentlich auch. Wenn du komplexere Aufgaben hast, brich sie herunter. Schritt für Schritt. Dann werden die Ergebnisse deutlich besser.

In meinem kostenlosen E-Mail-Kurs erfährst du mehr über die häufigsten Fehler und wie du sie vermeiden kannst. Hier kannst du dich kostenlos eintragen.

Dein Einstieg: So baust du KI in deine Meeting-Routine ein

Wer will keine effektivieren Meetings? Ich kenne niemanden. Gleichzeitig kenne ich viele, die wenn sie die Effektivität mit KI steigern wollen, zu viel wollen. Mein Tipp: Fang klein an und experimentiere. Entwickle so Schritt für Schritt deine Meeting- und KI-Kompetenz gleichzeitig.

Schritte zur Optimierung von Meetings mit KI

Probiere es aus! Wähle einen Aspekt deiner Meetings, den du mit KI verbessern möchtest:

• „Erstelle mir eine interaktive Agenda für mein Team-Meeting“
• „Gib mir Ideen, wie ich alle Teilnehmer besser einbinden kann“
• „Hilf mir, die Ergebnisse meines Meetings strukturiert zusammenzufassen“

Stell dir vor…

Stell dir vor, wie viel Zeit und Energie du sparst, wenn alle deine Meetings dank KI doppelt so effektiv werden. Eine optimierte Meeting-Kultur führt nicht nur zu besseren Ergebnissen, sondern auch zu zufriedeneren Teams.

Wenn du Lust hast, gemeinsam noch tiefer einzutauchen:

• In meinem kostenlosen 5-tägigen E-Mail-Kurs „KI für bessere Meetings“ bekommst du täglich 5-Minuten-Lektionen mit sofort umsetzbaren Tipps für KI-gestützte Meetings.

Der Skill, gute Meetings zu machen? Sehr hilfreich. Der Skill, KI für Meeting-Produktivität zu nutzen? Unbezahlbar.

Effektivere Meetings – mit KI – Einsatz so einfach zu erreichen wie nie zuvor 😃

Viel Spaß beim Erkunden!

PS: Ihr wollt ihr mehr dazu bei Euch im Unternehmen? Ich biete zu diesem Thema Workshops, Impulsvorträge und Trainings an. Schreib mir einfach.