In Meetings werden Weichen gestellt.
Zeit, sie auf Erfolg zu stellen.

Das Geheimnis fokussierter Arbeit in Meetings

Du fliegst in den Urlaub und darfst nur 20 kg Gepäck mitnehmen. Das ist manchmal schwierig, aber am Ende klappt es doch immer. Warum? Weil du eine klare Vorgabe hast und weisst, wenn du sie nicht einhälst, wird es teuer.

Bei Diskussionen ist es ähnlich. Gibt es keine klare Vorgabe, ufern sie ins unendliche aus. Deshalb:

Setz ein klares Zeitlimit für dein Meeting und jeden einzelnen Punkt in deinen Meetings.

Meetings dehnen sich so weit aus wie sie können. Diskussionen auch.

Erfahrungsgemäß hat das mehrere Gründe

  • Jeder möchte seine Sichtweise einbringen
  • Jeder möchte, dass seine Sichtweise verstanden wird
  • Jeder möchte zeigen, dass das Thema komplex ist und ganz viele Facetten hat, die er schon durchdacht hat
  • Jeder ist manchmal frustriert und der Frust will einfach raus
  • Jeder freut sich, wenn endlich mal eine Redepause ist und er seine Punkte platzieren kann. Und weil er endlich ein Zeitfenster ergattert hat, will er es auch maximal nutzen.
  • Jeder…

Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen und zeigt – wenn du als Meeting-Architekt nicht dafür sorgst, dass ein klarer Rahmen und Fokus da ist, die Teilnehmer werden es nicht tun.

Auch heute erlebe ich bei Kollegen, die es schon oft selbst mitgemacht haben und die Wirksamkeit selbst erlebt haben, Widerstände gegen die Timebox. Allerdings nur noch leichte, so leichte, dass sie sich jedes mal wieder drauf einlassen. Wie mit jeder Gewohnheit braucht es einfach Zeit, sich umzugewöhnen. Umso wichtiger, dass du dran bleibst und JEDES Mal dafür sorgst, dass es Zeitlimits gibt.

Eine Timebox fokussiert.

Ihr habt nur 5 Minuten für das Thema? Da kann man zwangsläufig nur über das absolut wesentliche reden. Und auf das kommt es doch an.

Oder bei den Runden, wo jeder nur eine Minute reden darf und dann pieppiep. Das ist am Anfang ungewohnt. Völlig ungewohnt. Die Teilnehmer haben gar kein Gefühl dafür, wie lang eine Minute ist. Und keine Übung, fokussiert zu reden. Um fokussiert reden zu können, muss ich meine Gedanken vorher fokussieren und mir überlegen, was sind die wirklich wichtigen Punkte. Welche Punkte sind vielleicht auch wichtig, aber es reicht, wenn ich sie erst viel später im Projekt einbringe?

Wie im Fitnessstudio – fokussiertes Reden ist wie ein Muskel, der trainiert werden kann und muss. Und der sehr schnell sehr lernfähig ist.

Der Fokussierungs-Muskel lernt schnell.

Aber nur, wenn du ihn auch trainierst. Und den deiner Meeting-Teilnehmer. Und das ist deine Aufgabe – sorge jedes Mal dafür, dass der Muskel ein bisschen stärker wird. Das Meeting fokussierter und besser.

Nach kurzer Zeit stellt sich ein interessanter Effekt ein – wenn deine Kollegen eine Minute Zeit haben, ihre Sichtweise zu präsentieren, dann werden sie genau das tun. 0:58 Minuten brauchen sie und freuen sich, dass sie eine Punktlandung geschafft haben.

Neben der Fokussierung gibt’s Freude gratis – auch etwas, was sonst nicht zwingend oft in Meetings vorkommt.

Und jetzt sorg noch dafür, dass jeder zu Wort kommt – es reicht eine Minute, um das Mitteilungsbedürfnis eines jeden Teilnehmers zu stillen. Eine Minute fokussierter Input dank eines trainierten Fokussierungs-Muskels.

Der beste Zeitpunkt mit dem Training anzufangen ist übrigens – JETZT.

Viel Spaß beim Umsetzen. Viel Spaß in einfach guten Meetings.